هيكلية قسم الدراسات والتخطيط
شعبـة الإحصاء
إن شعبة الإحصاء المرتبطة بقسم الدراسات والتخطيط تعتبر الجهة الرئيسية المسؤولة عن توفير البيانات الإحصائية لمتخذي القرار وكذلك للجهات الأخرى التي تشكل هذه البيانات جزءا من عملها, ومن الممكن تجزئة انجازات وأنشطة شعبة الإحصاء إلى عدة محاور يتم من خلالها وضع تصور معين عن عمل هذه الشعبة وهذه المحاور مقسمة إلى عدة فقرات وكالآتي : المحور الأول: الإحصائيات, المحور الثاني : التقرير السنوي, المحور الثالث : التقرير الإداري, المحور الرابع: النظام الإحصائي للموارد البشرية, المحور الخامس :الإحصائيات المتفرقة, المحور السادس : تسهيل مهمة طلبة الدراسات العليا والأولية, المحور السابع : الدليل الإحصائي
شعبـة التخطيط
تتضمن مهام هذه الشعبة ما يلي:
أولا: إعداد وتحديث ومتابعة الخطة الإستراتيجية العامة للجامعة واستخدام منهجية التشخيص القصير المطبق DCA للأعوام الخمسة القادمة للارتقاء والنهوض بالتعليم الجامعي من خلال (اعتماد التعليم الالكتروني والتعليم المدمج الذي تم العمل به بدءا بالعام الدراسي(2020- 2021) ) وهذه الخطة تلبي متطلبات سوق العمل واحتياجات المجتمع، مع الاحتفاظ بتحديث المعايير والمؤشرات الخاصة بالخطة السابقة.
و تساعد الخطة الإستراتيجية في رسم سياسات الجامعة وتوضيح الروئ المستقبلية من خلال برامج تتضمن خطط سنوية أو خمسية ...الخ تساهم في تطبيق معايير تقويم الأداء لكافة أنشطة الجامعة وانسجاما مع برامج أدارة الجودة الشاملة وتشمل هذه البرامج جميع احتياجات ونشاطات الجامعة من خطة لاحتياجات التدريسيين وللاختصاصات المطلوبة وطلبة الدراسات العليا والأولية والاختصاصات الفنية والإدارية والمهنية والحاجة من المشاريع والتوسعات المستقبلية واستحداث المراكز البحثية والتطويرية الفروع والأقسام العلمية المطلوبة. ولغرض تفصيل هذه الخطط يجب وجود نظام متابعة فاعل موقعي ومكتبي يوثق باستمرار نسب الانجاز إضافة إلى رفع تقارير دورية توضح هذه النسب ورصد المعوقات التي تقف في طريق التنفيذ لغرض تلافيها وتحتاج هذه الخطط إلى إجراء بحوث تساهم في إنجاح وتوضيح كافة مراحلها ونسب الانجاز مع الفترات الزمنية المحددة لتنفيذ هذه الخطط بموجب البرامج المعدة لها سابقا.
ثانيا:القيام بإعداد جميع الخطط الخاصة بالكليات والدوائر التابعة لرئاسة الجامعة وبالتنسيق المباشر مع الكليات والدوائر التابعة لرئاسة الجامعة بعد إعداد الدراسات المسبقة لها وتهيئة المستلزمات اللازمة لإنجاح هذه الخطط .
ثالثا:مشاركة الجامعة مع المجتمع المحلي تقوم شعبة التخطيط بالارتباط مع مجلس المحافظة للاطلاع بشكل دوري على توجيهات مجلس المحافظة والامكانيات التي يمكن توفيرها للجامعة لإنجاز الخطط والمساهمة مع مجلس المحافظة في حل بعض المشاكل الخاصة بالمدينة اضافة الى الجامعة وذلك عن طريق التواصل الشهري مع المجلس واعطاء المقترحات والمساهمة في الافكار المطروحة ضمن مجلس المحافظة التي لها اهمية في خدمة الصالح العام.
رابعا:تقوم شعبة التخطيط بإعداد الخطط السنوية وتتضمن الخطة السنوية مايلي :
خطة القبول لطلبة الدراسات الأولية الصباحية والمسائية.
خطة القبول للدراسات العليا (الماجستير والدكتوراه).
الاحتياجات من التدريسيين حسب ( الشهادة (الماجستير والدكتوراه) والاختصاص).
الاحتياجات من الفنيين والإداريين والخدميين
الاحتياجات من المختبرات ويشمل أعداد المختبرات المطلوبة .
لاحتياجات من الأجهزة المختبرية حسب الاقسام وحسب الكليات.
الاحتياجات من الابنية والانشاءات من القاعات الدراسية والأبنية الادارية والخدمية .
تحديد الفروع والأقسام والكليات المطلوب فتحها للسنة المعنية.
خامسا:متابعة المناهج الدراسية لكافة اقسام الكليات المتضمنة ( حذف – استحداث – اضافة – تعديل).
سادسا:تشكيل لجنة من أعضاء قسم الدراسات والتخطيط لجمع بيانات دليل الطالب ودليل الجامعة من الكليات وتحديثها بالتعاون مع مركز الحاسبة ليتم طبع الدليل خاص بالجامعة.
سابعا:متابعة الإستحداثات المرفوعة من قبل الكليات والاقسام العلمية في الجامعة وحسب الضوابط الوزارية مع إعداد دراسة متكاملة وتقديم الجدوى وسوق العمل ليتم رفعها إلى الوزارة لحصول على الموافقات الأصولية.
ثامنا:إجابات على الكتب الوزارية المتفرقة ضمن السقف الزمني المحدد.
تاسعا:متابعة الاستحداث الدراسة مسائية في الكليات و اعداد دراسة متكاملة من جميع نواحي مع تقديم الجدوى وسوق العمل ليتم رفعها الى الوزارة لحصول على الموافقات.
شعبة البيانات والمعلوماتية
ان شعبة البيانات والمعلوماتية تعمل بوصفها جزء مساند يقوم بتقديم الدعم الفني للشعب الأخرى في عملية التخطيط وكذلك متابعة تنفيذ وتقييم أعمال الاقسام بشكل متواصل . ان المهام الرئيسية لشعبة البيانات والمعلوماتية تتلخص بمتابعة جميع المراسلات داخل وخارج الجامعة ورصد المشاكل والمعوقات التي تواجه الكليات واقسام رئاسة الجامعة في كافة الانشطة وتحديث هذه الانشطة بصورة مستمرة كذلك متابعة تنفيذ الخطط ونسب الانجاز المتحققة ورفع مواقف مستمرة بها ومن ابرز المهام التي تقوم بها الشعبة :
متابعة الكتب الوزارية ودقة الإجابات قبل السقف الزمني المحدد وكذلك الكتب الأخرى التي تحتاج إلى متابعة ضمن سقف زمني محدد .
جمع وتوحيد اجابات الكليات للمواقف اليومية للامتحانات النهائية للدورين الاول والثاني ورفعها الى الوزارة.
جمع وتوحيد النشاط الفصلي لكليات الجامعة واقسام ومراكز الرئاسة واجابة الوزارة بشكل دوري كل ثلاثة اشهر من خلال نظام توثيق النشاطات.
جمع وتوحيد الانجازات النوعية المتميزة لكليات الجامعة واقسام ومراكز الرئاسة واجابة الوزارة بشكل دوري شهريا من خلال نظام توثيق النشاطات .
اعمام الكتب الرسمية الخاصة بالدورات التدريبية وورش العمل والندوات والمؤتمرات الواردة من الوزارة والجهات الاخرى على الكليات وتوحيد اسماء المرشحين لرفعها الى الجهة المسؤولة عنها او الى الوزارة .
جمع وتوحيد جداول وتقارير سير الامتحانات واجابة الوزارة بهذا الخصوص.
تقييم أداء الكليات وفقا لسرعة ودقة الإجابة.
جمع دليل الكليات وحفظها كقاعدة بيانات .
إرسال واستلام الكتب الرسمية ومتابعة اجابات الكلبات وأقسام ومراكز الرئاسة من خلال نظام الأرشيف الالكتروني.
مع وتوحيد نشاطات أقسام ومراكز الرئاسة ومتابعة انجازاتهم شهريا وعمل تقرير موحد بتلك النشاطات لإبراز دور الجامعة دائما بأبهى صورة.
تحديث موقع قسم الدراسات والتخطيط على موقع الجامعة بشكل دوري لمواكبة التطورات الخاصة بالقسم ونشاطاته ونشر الاخبار المهمة الخاصة بالقسم على الموقع.
مكتب القسم
يعنى باستلام البريد الوزاري من مكتب المساعد العلمي ومن الصادرة وعرضه على مدير القسم لغرض تحويله إلى الشعب, ومن مهام مكتب القسم أيضا ما يأتي:
أرشفة الكتب الصادرة والواردة إلى القسم.
متابعة كافة احتياجات القسم من المستلزمات المكتبية.
أرشفة إجازات الموظفين من خلال العمل على نظام الإجازات .
إجابة بعض الكتب الخاصة بالقسم.