انت هنا الان : شبكة جامعة بابل > موقع الكلية > نظام التعليم الالكتروني > مشاهدة المحاضرة

وظائف الادارة - التنظيم

الكلية كلية الادارة والاقتصاد     القسم قسم ادارة البيئة     المرحلة 1
أستاذ المادة ثناء عبد الكريم عبد الرحيم       03/03/2018 19:29:36
(وظائف الادارة (التنظيم) )
وظائف الادارة
(2) التنظيم
التنظيم عنصر اساسي من عناصر الادارة ،وهو الوظيفة الثانية بعد التخطيط، وهو عكس الفوضى ،ويقصد به تقسيم نواحي النشاط في المنظمة من خلال الوحدات والاقسام المختلفة والربط والتنسيق بينهما من خلال وسائل اتصال مناسبة، وبيان حدود السلطة والمسؤولية للأقسام والوحدات لتمكينها من ممارسة اعمالها ولتسهيل عمليات الرقابة والاشراف. والتنظيم عبارة عن الشكل الذي توضع فيه الجهود الجماعية لتحقيق وظيفة او غرض معين.
ان كلمة تنظيم تستخدم في كثير من الكتابات الإدارية بمعنى منظمة والمنظمة قد تكون تجارية، صناعية، تعليمية، سياسية، رياضية … الخ ، وبناء عليه فإن استخدام كلمة تنظيم تعني: "جماعة من الناس تربطهم علاقات رسمية ، لتحقيق الأهداف التي من أجلها نشأت المنظمة"
مفهوم التنظيم:
ان كلمة التنظيم (organization) مشتقة من اصل لاتيني وتعني اداة يتم بواسطتها انجاز العمل .
عرف سايمون " التنظيم بأنه أنماط سلوكية وسياسية لتحقيق التعقل الإنساني وفي نهاية الأمر نستطيع القول أن التنظيم هو عملية إدارية تهتم بتجميع المهام والأنشطة المراد القيام بها في وظائف أو أقسام وتحديد السلطات والصلاحيات والتنسيق بين الأنشطة والأقسام من أجل تحقيق الأهداف بأفضل كفاءة ممكنة.
ويعرف التنظيم ((توزيع المسؤوليات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق اكبر قدر ممكن من الاهداف المرجوة))
والتنظيم ايضا"(عملية تحديد الاعمال التي يراد اداؤها وتجميعها ،والتقسيمات الادارية اللازمة والعلاقات وانماط الاتصال ،وتوزيع المسؤوليات والواجبات وتفويض السلطات والصلاحيات اللازمة لأداء الاعمال بغرض تحقيق الاهداف) (روبنز واخرون،2008).
ماذا يعمل التنظيم (ماهي الحاجة للتنظيم)
تكمن اهمية التنظيم الوظيفة التنظيمية للمنظمات في الاسباب التالية:
اولا": العمل غير المنظم يتسم بالفوضى والارباك مما يعيق او يمنع تحقيق الاهداف.
ثانيا": تبالغ الوحدات الادارية بدون تنظيم في اهمية الدور المكلفة به والموارد المخصصة لها.
ثالثا": سوء توزيع القوى العاملة للمنشأة فقد يتم وضع الرجل المناسب في المكان غير المناسب وبالعكس.
عناصر عملية التنظيم
1-الاعمال والنشاطات التي تمارسها المنظمة لتحقيق اهدافها.
2-الافراد او العاملون في المنشأة على مختلف مستوياتهم الادارية او الفنية.
3-الامكانات او الموارد المتاحة للمنشأة وتشمل المواد والطاقة والمال والمعلومات والتكنلوجيا.
4-النظم والاجراءات والطرق والخطوات والمراحل المخططة لاداء الاعمال او الانشطة.
5-الهيكل او اسلوب توزيع الافراد العاملين بين الاعمال والنشاطات المختلف والعلاقات بينهم وخطوط الاتصال.
6-تحديد السلطات والمسؤوليات لكل مركز وظيفي.

خطوات عملية التنظيم:
الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف:
الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما الممكن إلغاء بعض الإدارات. أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول بها الآن.
الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف:
ما هي الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.
الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة:
المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات:
1. فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، … الخ).
2. وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات.
3. البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي.
الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات:
إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.
الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات:
هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:
1. يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة.
2. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح).
فوائد التنظيم
1- يفهم كل موظف الانشطة التي يجب ان يقوم بها من موقعه في التنظيم.
2- تحدد علاقات العمل الرسمية وعلاقات السلطة والمسؤولية في التنظيم.
3- يوحد جهود العاملين في تحقيق الاهداف بكفاءة وفاعلية
4- يمنح كل موظف السلطة الضرورية للقيام بعمله ويمنع الازدواجية وسوء استخدام السلطة.
5- يمثل افضل السبل لمزج وتفاعل عناصر التنظيم.
6- يمنع الازدواجية في العمل.

مبادئ التنظيم:
1-ايلاء التنظيم العناية الفائقة لان تكلفة التنظيم او اعادة التنظيم باهظة.
2-تحديد الاهداف بشكل واضح.
3-مراعاة عدم التداخل والازدواجية.
4-اتاحة تفويض السلطة والمشاركة في اتخاذ القرارات.
5-المرونة لغرض مواجهة التغييرات المحتملة
6-التنظيم للوظائف وتحقيق اهدافها وليس للأشخاص لإرضائهم.
7-الموازنة بين المركزية واللامركزية حسب طبيعة المهمة وهدفها.
مواصفات التنظيم الناجح:
1-التغطية الشاملة وعدم اهمال أي وظيفة بدون مسؤول.
2-الوضوح وان يعرف كل شخص واجباته وصلاحياته.
3-التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص ومسؤولياته.
انواع التنظيم
هناك نوعان من التنظيم من حيث الرسمية هما:
التنظيم الرسمي: هو التنظيم يعنى بتصميم الهيكل التنظيمي و يحدد العلاقات والمستويات الادارية للأعمال التي يقوم بها الافراد والجماعات وتوزيع المسؤوليات والواجبات بطريقة تسمح بأداء العمل في كل وحدة ادارية. والحديث عن التنظيم الرسمي هو الحديث عن الهيكل التنظيمي.
التنظيم غير الرسمي: هو مجموعة من العلاقات التي تنشأ وتستمر بين العاملين بسبب وجودهم في مكان واحد للعمل واشتراكهم في مشكلات وأهداف متشابهة .
التنظيم الرسمي التنظيم غير الرسمي
ينتج من الاهداف والمهام الرسمية ينتج من تجمع الافراد داخل المنظمة
اهداف التنظيم الرسمي تنفذ بكفاءة عالية الاهداف تحقق اشباع الفرد
هدف الفرد تأدية العمل هدف الفرد اشباع حاجات مادية ومعنوية
طبيعة العلاقة رسمية ادارية طبيعة العلاقة اجتماعية
الاتصالات تتم وفق شكل هرمي الاتصالات تتم وفق تأثير النفوذ

جدول يوضح المقارنة بين التنظيم الرسمي والتنظيم غير الرسمي


المادة المعروضة اعلاه هي مدخل الى المحاضرة المرفوعة بواسطة استاذ(ة) المادة . وقد تبدو لك غير متكاملة . حيث يضع استاذ المادة في بعض الاحيان فقط الجزء الاول من المحاضرة من اجل الاطلاع على ما ستقوم بتحميله لاحقا . في نظام التعليم الالكتروني نوفر هذه الخدمة لكي نبقيك على اطلاع حول محتوى الملف الذي ستقوم بتحميله .