انت هنا الان : شبكة جامعة بابل > موقع الكلية > نظام التعليم الالكتروني > مشاهدة المحاضرة

وظائف الادارة - التخطيط

الكلية كلية الادارة والاقتصاد     القسم قسم ادارة البيئة     المرحلة 1
أستاذ المادة ثناء عبد الكريم عبد الرحيم       03/03/2018 19:25:55
عنوان المحاضرة (وظائف الادارة (التخطيط) )

التخطيط
يعد التخطيط الوظيفة الادارية الاساسية التي تسبق ايه عملية ادارية مهما بلغت اهميتها ،حيث انها تمثل العملية الفكرية التي ترسم مسبقا" الطريق الذي سوف يسلكه المسؤولون عند اتخاذهم القرارات المختلفة وتنفيذهم لها بمساعدة الوظائف والعمليات الاخرى.
يعرف هنري فايول التخطيط "ان التخطيط في الواقع يشمل التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل ،مع الاستعداد لهذا المستقبل ".
ويعرف عثمان غنيم التخطيط: بأنه" علم وفن ومنهج وهو ايضا" نشاط متعدد الابعاد ،ويسعى دائما" لتحقيق التكامل بين ابعاده المختلفة ويتعاطى في بعده الزمني مع الماضي والحاضر والمستقبل ،ويقيم جسورا" بينها وهو عملية جماعية وليست فردية ،وكل فرد في مجموعة المخططين له دوره الذي لا يمكن الاستغناء عنه ".
ويعرف التخطيط ايضا" بأنه( عملية ذهنية تختص مقدما" بتحديد الهدف او الاهداف المنوي تحقيقها من قبل فرد او جماعة خلال فترة زمنية محددة بالاستعانة بسياسات واجراءات وقواعد واستراتيجيات موضوعة من قبل الادارة العليا في المؤسسة. (محمود فياض واخرون،2010)
ومن التعريفات اعلاه نستنتج ان التخطيط يقوم على :
اولا": التخطيط هو جوهر العملية الادارية.
ثانيا": التخطيط عملية ذهنية تحليلية تتطلب قدرا من العلم والخبرة.
ثالثا": عملية التخطيط تتطلب توافر السياسيات والقواعد والاستراتيجيات الواضحة.
رابعا": عملية التخطيط تتطلب جدولا" زمنيا واضحا ومحدد.
خامسا": عملية التخطيط تحتاج الى معلومات صحيحة موضوعية ومنطقية.
اهمية التخطيط
ان التخطيط للمستقبل يعد امرا" في غاية الضرورة وتزداد اهميته في الوقت الحاضر من خلال الرجوع الى الاسباب الخمسة الاتية:
1-تحقيق التكيف مع اللا تأكد الناشئ عن تعقيد البيئة الاجتماعية والاقتصادية والسياسية التي تعيش في ظله المنظمة .
2-يعكس التقدم التكنولوجي السريع والاختراعات العلمية والتغيرات المستمرة في جوانبها امرا مهما" لتعامل المنظمة الجدي مع بيئة عامة ديناميكية والاستفادة منها لصالح نجاحها وبقائها.
3-يسهم التخطيط في التعامل المناسب مع التأثيرات المستقبلية المتوقعة للقرارات الحالية عبر وضع الاهداف وصياغة الاستراتيجيات اللازمة لإنجازها.
4-يمنح التخطيط التوجيه والارشاد لكل العاملين نحو ما مطلوب منهم ادائه في المنظمة عبر ممارسة التنسيق في انشطتهم وفعالياتهم ومهامهم ،وخلق التعاون مع بعضهم البعض وصولا" لتحقيق الاهداف الموضوعة بكفاءة وفاعلية.
5-يقلل التخطيط من الهدر والتلف والضياع والاسراف في الموارد المتاحة للمنظمة في جميع المجالات (البشرية والمادية والمالية).
أنواع التخطيط:
تستخدم المنظمات أنواعاً مختلفة من التخطيط وفقاً لأغراضها المختلفة. ويمكن تصنيف التخطيط وفقاً لذلك على ضوء عدة معايير أهمها:
أ) التخطيط حسب مدى تأثيره ويشمل
(1)التخطيط الاستراتيجي:
وهو التخطيط الذي يكون مهماً ويحدث تغيير نوعي في المنظمة وتمارسه الإدارة العليا وتأثيره بعيد المدى ومن أمثلته ، التخطيط لإضافة خط إنتاجي جديد أو التخطيط لفتح سوق جديدة.
(2)التخطيط التكتيكي:
وتمارسه الإدارة الوسطى والعليا وتأثيره متوسط المدى، ويوضع لمساعدة التخطيط الاستراتيجي ومن أمثلته تقدير حجم الطلب على سلعة معينة في السوق
(3)التخطيط التشغيلي
وتمارسه الإدارة الوسطى الدنيا وتأثيره متوسط المدى، ويوضح عادة التخطيط التكتيكي ومن أمثلته تحديد احتياجات إدارة الإنتاج من المواد وقطع الغيار.
ب) التخطيط حسب المدى الزمني:
(1)التخطيط طويل المدى
وهو الذي يغطي فترة زمنية طويلة، ويمكن القول نسبياً أن الفترة خمس سنوات فما فوق هي فترة تخطيط طويل المدى
(2)التخطيط متوسط المدى
وهو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية ليست بطويلة وليست بقصيرة.. ويغطي في الغالب فترة تزيد عن سنة وتقل عن خمسة سنوات
(3)التخطيط قصير المدى
وهو التخطيط الذي يغطي فترة زمنية تقل عن السنة
المستوى الاداري نوع الخطة فترة الخطة
الادارة العليا استراتيجية طويلة الاجل
الادارة الوسطى تفصيلية و تكتيكية متوسطة الاجل
الادارة الدنيا تشغيلية قصيرة الاجل

جدول يوضح انواع التخطيط حسب مدى تأثيره والمدى الزمني
ج) التخطيط حسب الوظيفة
(1)تخطيط الإنتاج
ويركز على المواضيع المتعلقة بالإنتاج مثل تدفق المواد الخام والعاملين في إدارة الإنتاج ومراقبة جودة الإنتاج.
(2)تخطيط التسويق
ويركز على المواضيع المتعلقة بالتسويق مثل تقييم المنتج، والتسويق والترويج، والتوزيع.
(3)التخطيط المالي
ويركز على القضايا المتعلقة بالجوانب المالية مثل كيفية الحصول على الأموال وكيفية إنفاقها
(4)تخطيط القوى العاملة
ويركز على كل ما يتعلق بالقوى العاملة مثل : الاحتياجات ، والاستقطاب، والتدريب، والتطوير.. الخ
(5)-تخطيط الشراء والتخزين
ويركز على تخطيط الشراء والتخزين من حيث الحجم الاقتصادي للشراء والتخزين، ظروف التخزين … الخ
خطوات عملية التخطيط:
1-وضع الاهداف وتحديدها: وهي الغايات التي تسعى المؤسسة الى تحقيقها والوصول اليها.
2-وضع الفروض التخطيطية: يجب الاهتمام بالفروض التخطيطية التي تأخذ بعين الاعتبار العوامل والظروف البيئية الداخلية والخارجية.
3-جمع البيانات والمعلومات اللازمة لعملية التخطيط: وهذه المعلومات تتعلق بطبيعة الخطة والظروف المحيطة بها.
4-تحديد البدائل وتقييمها: يوجد عادة امام الخطة اكثر من بديل ويجب على المخطط القيام بتحديد البدائل واختيار المناسب منها او دمج بديلين للحصول على بديل مناسب.
5-اختيار الخطة المقترحة :وهي من اخطر واصعب الخطوات في عملية التخطيط لان هذه الخطوة هي نهاية المطاف في عملية اعداد الخطة.
6-اقرار الخطة والموافقة عليها: وهو الدعم الرسمي المطلوب لتنفيذ الخطة ويكون عن قرار رسمي من الادارة العليا او الدوائر المختصة في المنظمة.
7-تنفيذ الخطة ومتابعتها: بعد اقرار الخطة والاعلان عنها تقوم الجهات ذات العلاقة بعملية التنفيذ كل حسب مسؤولياته وواجباته.
صفات التخطيط الجيد:
تعتمد عملية التخطيط الجيدة على عدد من المبادئ الأساسية، وهي:
1- الشمولية. بمعنى تغطية الخطة لكافة المجالات والنشاطات ذات العلاقة.
2-الواقعية. أي ان تكون الخطة ضمن الامكانات المادية والبشرية المتوافرة.
3-المرونة. بمعنى استجابتها للظروف المتغيرة وقابليتها للتغيير والتعديل في ظل الظروف الطارئة التي تواجهها اثناء التنفيذ .
4-المشاركة. المزج بين المركزية واللامركزية بدرجة مناسبة.
5-التناسق. أي التناسق بين الاهداف بعضها ببعض وبين الاهداف والوسائل والموارد المتاحة.
6-الزامية الخطة. بمعنى ان تكون ملزمة لجميع الاطراف ذات العلاقة
7- الاستمرارية. في المتابعة والتنفيذ والتقويم.
من الذي يقوم بعملية التخطيط:
قد يثار في بعض الأحيان تساؤل رئيسيي: مادام هناك إدارات للتخطيط في كل شركة، فما هي مسئولية المدير عن عملية التخطيط؟ والجواب ما يلى:
1-التخطيط مسئولية كل مدير ولكن حجم وخصائص التخطيط تختلف حسب المستوى الإداري والسلطة الممنوحة للمدير.
2- واجب كل مدير أن يفعل ما هو ضروري لتحقيق الذى يخصه من الأهداف التنظيمية.
3-فى ضوء سلطاته والسياسة العامة فإن مسئولية المدير أن يخطط وأن يضع أهداف الأداء تفصيلياً ويقرر ما يجب عمله لإنجازها.
4-إذا كبر حجم العمل وتعقدت العملية التخطيطية بحيث تتطلب جمع مستمر للبيانات ومعالجة كم كبير من المعلومات واستخدام الحاسبات على نطاق كبير، يقوم المدير بتقويض بعض من سلطاته لإدارة متخصصة لتساعده على أداء وظيفته التخطيطية، ولكن يظل القرار النهائي للمدير والمسئولية النهائية ترجع على المدير.
صعوبات التخطيط:
1- التكاليف الباهظة لعملية التخطيط وإعادة التخطيط حيث انها تتطلب جهودا واموال طائلة قد لا تكون متوافرة لدى المؤسسة او المنشأة.
2-صعوبة وضع التقديرات الصحيحة والدقيقة من قبل المخططين لان العملية تتعلق بالمستقبل وبالتالي لا يمكن التنبؤ به بسهولة ودقة.
3-غياب المرونة عن الخطة بسبب عوامل داخل المنشأة او سلوكيات لدى المدراء او العاملين.
4-عدم الالتزام بالتخطيط بسبب غياب الوعي بأهميته او لانشغال المديرين بالمشاكل اليومية.
5- مقاومة البعض للتغيير الذي تطالب به الخطة او تحتاجه عملية التخطيط ،فالتخطيط وظيفة ادارية متحركة وتتطلب التغيير الدائم.
6-سرعة التغيير في البيئه المحيطة بالخطة سواء كانت هذه البيئة داخلية او خارجية.
7- التمسك بحرفية الخطة والتطبيق الحرفي لها ،مما يؤدي الى الجمود وعدم نجاح الخطة احيانا".
8-مشكلة الوقت ،حيث تحتاج عملية التنبؤ الى وقت وتكاليف من الصعب تحديدها بدقة ،كما ان عامل الوقت مهم لان قرار التخطيط يجب اتخاذه في وقت معين.
التخطيط الاستراتيجي:
ان التخطيط الاستراتيجي يعتبر مرحلة متقدمة من مراحل تطور وتغيير نظام التخطيط بشكل عام وهو يمثل الجوهر في تطور نظام الادارة .
ويعرف التخطيط الاستراتيجي: ((بأنه الصياغات بعيدة المدى والخطط الاستراتيجية والسياسات التي تحدد او تغير خصائص او توجهات المنظمة)).
وتأتي اهمية التخطيط الاستراتيجي بسبب التغييرات الحاصلة في البيئة ،بالإضافة الى النقد الموجه لمداخل التخطيط التقليدية تأتت الحاجة الى نوع جديد من التخطيط يلبي حاجات الادارة العليا ويساهم بشكل رئيسي في نجاح منظمات الاعمال.


المادة المعروضة اعلاه هي مدخل الى المحاضرة المرفوعة بواسطة استاذ(ة) المادة . وقد تبدو لك غير متكاملة . حيث يضع استاذ المادة في بعض الاحيان فقط الجزء الاول من المحاضرة من اجل الاطلاع على ما ستقوم بتحميله لاحقا . في نظام التعليم الالكتروني نوفر هذه الخدمة لكي نبقيك على اطلاع حول محتوى الملف الذي ستقوم بتحميله .