التوجيه

التوجيه
التوجيه، هو أحد نشاطات العملية الإدارية في المؤسسات،وهو الثالث بالترتيب.
إن سلامة التوجيه تُـعد من أهم مهارات إدارةالوقت للوصول لتحقيق الأهداف. و قد أشار الخضيري على أن سلامة التوجيه ينبع من الوعي بالآخرين و ما لديهم و هو أساس التوجيه, و في الوقت ذاته فإن إدارة الوقت تحث على تطوير نظام التوجيه في المؤسسات ليصبح أكثر اعتماداً على التوجيه الذاتي للفرد في إطار المنظومة الجماعية معتمداً على المعلومات و ليس على السلطة و إذا كانت إدارة الوقت هي إدارة للموارد البشرية فإن التوجيه يهتم بالمورد البشري من خلال الارتقاء بمواهبه و قدراته(32-24). و من سلامة التوجيه أيضاً إرشاد العاملين إلى الاستخدام الأمثل للوقت في ذروة نشاطهم في الصباح الباكر و تعيين الأعمال الروتينية لوقت الظهيرة(ماريون26). لابد من التنويه كما قال الجريسي أنه لكي تتحقق أقصى فائدة من الوقت أثناء التوجيه, فانه يُفترض توافر قاعدة سليمة و مناخ اجتماعي في المنظمة, و لا يجب إطالة وقت التوجيهات حيث يكفي الاتصال الشفهي و الهاتـفي القصير لكي يتم تحقيق الهدف(65-66).
التوجيه هي الوظيفة الحديثة في إدارة الأعمال دورها خلق العمل البناء و المنظم في المشروع و إخراجه نطاق الوجود لهذا الغرض يعرف التوجيه على أنه: الحث المستمر من طرف الرئيس للمرؤوسين على طاعة الأوامر و تنفيذ الأعمال وهو عملية دفع العاملين للعمل برغبة و حماس . و تحقيقا لهذا الغرض يتضمن التوجيه عملية إصدار الأوامر و حث الأفراد المكلفين بتنفيذ الأوامر و إنجاز الأعمال. و يعرف أيضا إنها الوظيفة التي تختص بإرشاد المرؤوسين و ملاحظتهم أثناء أدائهم لأعمالهم و هي من مهمة الرئيس أو القائد باعتبار أن المرؤوسين يخضعون لإشرافه وعملية التوجيه هي وسيلة لبلغ أهداف التنظيمو تعتمد اساسا على إصدار الأوامر ،وتلعب الأوامر دورا هاما عند توجيه المرؤوسين الأمر هو الذي يحرك النشاط أو يعدله أو يوقفه و يحب على الرؤساء أن يتفهمو جيدا معنى الأمر و إستخداماته و قيوده ،و الأمر أداة توجيهية من الرئيس إلى المرؤوس ، بقصد القيام بعمل أو الإمتاع عن عمل في ظرف معين و هو يستلزم علاقة شخصية في الخط المباشر للرئاسة من الرئيس إلى المرؤوس و لا يمكن أن تكون هذه العلاقة بالعكس أي من المرؤوس إلى الرئيس .
تعريف التوجيه: تعتبر عملية التوجيه من الوظائف الإدارية التي يقوم بها المدير في المنظمة. ويمكن تعريف التوجيه بأنه:عملية تنطوي على كل الأنشطة التي صممت لتشجيع المرؤوسين على العمل بكفاءة وفاعلية على كل من المدى القريب والبعيد. كما ينظر إليها على أنها مهمة مستمرة لصنع القرارات وتسجيلها في أوامر وتعليمات سواء كانت هذه الأوامر وتلك التعليمات عامة أو خاصة.وتعتبر هذه العملية من الوظائف الصعبة ويرجع سبب صعوبتها إلى أن المدير يتعامل مع الناس وهم قوى مركبة يختلفون في شخصياتهم ولكل منهم أهدافه ودوافعه التي قد تتفق مع أهداف المنظمة أو قد تتعارض أحياناً معها. وهذا يتطلب من المدير أن يتفهم هذه القوى حتى يتمكن من توجيه تلك الجهود الإنسانية نحو تحقيق أهداف المنظمة.
والتوجيه هو جزء رئيسي من عملية القيادة، والتي تتطلب من الرئيس أن يقضى بعض الوقت مع الأفراد من أجل الاستماع والإنصات والملاحظة، ثم تقديم النصح والإرشاد والتعليمات اللازمة التي تيسر مواجهة المواقف الصعبة أثناء أدائهم لأعمالهم ويؤدى ذلك إلى ظهور صورة من الحماس وحب العمل وإجادته في نفس الوقت.
ما الداعي لوجود توجيه في ظل وجود تخطيط وتنظيم ورقابة؟ من الخطأ الاعتقاد أن ما يتم الاتفاق عليه ضمن عملية التخطيط سوف ينتقل تلقائيا –خلال الهيكل التنظيمي والأوامر والقواعد المنظمة للعمل- إلى العاملين كي ينفذوه بنفس الفهم والكفاءة المطلوبة, لذلك فان التوجيه يقوم بترجمة وتبسيط وتسهيل ما يراه المخططون إلى المنفذين بما يجعلهم قادرين على أداء العمل المطلوب منهم بالصورة التي توقعها المخططين
والتوجيه ينطوي بصفة أساسية على عدد من العناصر هي:
1- تحديد واجبات الأفراد.
2- شرح إجراءات تنفيذ كل عمل.
3- النصح والإرشاد المستمر.
4- تشجيع الأفراد.
5- التأكد من تنفيذ أي إجراء تصحيح ثم وضعه بشأن حل مشكل أو علاج انحراف معين.

6- إصدار الأوامر والتعليمات.
7- وجود علاقة مباشرة بين الرئيس والمرؤوسين كأفراد أو جماعة ( أطراف التوجيه ).
ثانيا أهمية التوجيه
يستمد التوجيه أهميته من كونه الوظيفة التي تعكس حسن أو سوء أداء العملية الإدارية كلها، فبعد أن يتم تحديد الأهداف وتوزع الواجبات بوضع الفرد المناسب في المكان المناسب فلابد من إعلام الأفراد وإرشادهم وتشجيعهم وقيادتهم نحو تحقيق الأهداف وهذه هي وظيفة التوجيه.
إذا تمت العملية الإدارية واكتملت بدقة فإن مسؤولية التوجيه تصبح سهلة وميسرة وأما إذا أختلت هذه العملية في إحدى مراحلها أو لم تلقى العناية التي تستحقها فلابد وأن ينعكس هذا الاختلال في وظيفة التوجيه فمثلا إذا لم توزع الواجبات على الأفراد والأقسام والإدارات لكي تسهم في تحقيق الأهداف والخطط فسوف يؤدي ذلك إلى ضعف الالتزام تجاه المنظمة والتهرب من المسؤولية، كذلك تم شغل المراكز الإدارية لأفراد لا يملكون كفاءات ومؤهلات متناسبة مع واجباتهم فإن الأمل يصبح ضعيفا في تحقيق فعالية الأداء وبالتالي تتأثر وظيفة التوجيه.
ووظيفة التوجيه وإن كان يتعين أداؤها جميع مستويات الإدارة إلى أن أهميتها تتزايد في المستويات الدنيا حيث تكون العلاقة مباشرة بين الرئيس والمرؤوسين ( أفراد وجماعات ) وحيث تتزايد أهمية التعليم والإرشاد وحيث تظهر فعالية قيادة الناس والتأثير فيهم لإنجاز الأهداف ففي هذا المستوى يتم اتصال المدير بالمرؤوسين مرات ومرات، حيث تسنح لهم الفرصة لتبادل الرأي في شأن مشاكلهم الشخصية وظروفهم المعيشية بالإضافة إلى مشاكل العمل وطرق إنجازه بفاعلية.
ثالثا مبادئ التوجيه.
1- مبدأ تجانس الأهداف: ينادي هذا المبدأ على أن فاعلية التوجيه تتوقف على وجود تجانس بين أهداف الأفراد وأهداف المؤسسة، لأن كل فرد يعمل على تحقيق أهدافه الشخصية من خلال عمله في المؤسسة، إلا أنه من المهم جدا تحقيق أهداف المؤسسة ، فهذا يعني تحقيق أهداف العاملين بمعنى أنه تحققت أهداف المؤسسة فغنها ستعمل حتما على إشباع حاجيات الأفراد.
2- مبدأ وحدة الرئاسة: كما هو ملاحظ يعتبر هذا المبدأ أحد مبادئ التنظيم السابق ذكرها، وينص هذا الأخير على أنه لا يكون الفرد مرؤوس لأكثر من رئيس واحد ، وذلك منعا للاحتكاك وضمانا للإحساس بالمسؤولية الشخصية، لأن الأفراد يتجاوبون أكثر وأفضل تجاوب عندما يوجهون من طرف رئيس واحد.
رابعا الأسس العامة للتوجيه
من واقع استعراض المبادئ العامة للإدارة والتنظيم في السياق الخاص بتطور الفكر الإداري والتخطيط والتنظيم وغيرها من الموضوعات الأخرى تكمن بعض الأفكار التي تمثل أساس جيد الممارسة وظيفة التوجيه على النحو المستهدف ومن بين هذه الأسس ما يلي :
1- ضرورة تحديد الهدف، حيث يمثل الهدف المحور الأساسي للتوجيه بأي نشاط داخل المنظمة أي أنه أساس توجيه الجهود المبذولة على مستوى الفرد والجماعة داخلها، وفي هذا الصدد تجدر الإشارة إلى ضرورة وجود اتفاق وتكامل بين أهداف المنظمة ذاتها.
2- وحدة التوجيه ووحدة الأمر أساس لتجنب التعارض في الأوامر والتعليمات الصادرة للمرؤوسين كأفراد أو كمجموعات.
3- ضرورة التعاون بين الرؤساء والمرؤوسين وبين الزملاء في نفس المستوى التنظيمي فالتعاون هو دعامة أي عمل جماعي ناجح.
4- العدالة في المعاملة مع المرؤوسين وضرورة بناء واتخاذ القرارات المرتبطة أي حالة من حالات التمييز في منح الثواب أو توقيع العقاب على أسس موضوعية .
5- تنمية مفهوم الرقابة الذاتية كوسيلة لدعم الثقة بين الرئيس والمرؤوس من ناحية، وكذلك تنمية روح الولاء والإحساس بالمسؤولية من ناحية أخرى.