مقدمة في نظم المعلومات الإدارية

نسعى في هذه المحاضرة الى أن يكون الطالب قادراً على :
1- التعرف على الآراء المختلفة في ظهور نظام المعلومات الإدارية.
2- شرح العوامل التي ساهمت في ظهور نظام المعلومات الإدارية.
3- معرفة أبعاد نظم المعلومات الإدارية.
4- تعريف نظم المعلومات الإدارية.
5- معرفة فوائد نظم المعلومات الإدارية.

تمثل المعلومات المورد الحيوي الاهم في المنظمة والذي تعتمد عليها انجاز الوظائف الادارية (التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة) فنجاح المنظمة يتوقف على كفاءة وفاعلية إدارتها في صنع القرارات ، منطلقين من مفهوم جوهري كون أن المعلومات هي الحجر الأساس الذي ترتكز عليه تلك القرارات في مختلف المستويات الإدارية.
واختلف الكُتاب في تحديد البدايات الأولى لظهور فكرة نظام المعلومات الإدارية فمنهم من يرجح الى انها تعود الى فترة الخمسينات من القرن الماضي.

وهناك آراء تقول إن نظام المعلومات الإدارية ظهرت أواخر القرن التاسع عشر .
ومنهم من يقول إن نظام المعلومات الإدارية عرفت منذ العهود البابلية الأولى (3700 ق م) حيث قاموا بتسجيل وحفظ البيانات ومعالجتها ويستدل على ذلك من خلال تسجيلهم نتائج معاملاتهم وعقودهم التجارية على الألواح والرقوق الطينية. فالسجلات المكتوبة على تلك الرقوق تشبه تماماً التقارير الإدارية الحديثة فهناك سجلات المخزون وقوائم الحسابات والدائنين وسجلات الانتاج.
وهناك عوامل ساهمت في ظهور فكرة نظم المعلومات الادارية إذ نجد أن بعض الكُتاب يعدون الحاسوب العامل الأساسي والحاسم في ظهور فكرة نظام المعلومات وفي الترويج لها والذي قاد الى الاعتقاد بحتمية استخدام الحاسوب في أي نظام للمعلومات وفي مختلف الظروف ومختلف المنظمات.

ويعتقد آخرون إن تغير هيكل الوظائف الإدارية كان الدافع وراء ظهور فكرة نظام المعلومات وتطورها.
اضافة الى حاجة الإدارات للمعلومات وزيادة الاعتماد عليها وضخامة حجم هذه المعلومات دفعت بهذه الإدارات الى الاهتمام بالمعلومات شأنها شأن رأس المال والمواد الخام والقوى العاملة الأمر الذي أدى الى بلورة فكرة نظام المعلومات الإدارية وتطورها.
وهناك عوامل تعتبر أكثر واقعية ومواكبة وهي:
1- تطور المنظمات: حيث حققت المنظمات طفرات هائلة في التطور من حيث الحجم(رأس المال، الإنتاج، تنوع الإنتاج، الانتشار الجغرافي) وهذا يحتم وجود نظم معلومات لكل عنصر).
2- تعاظم دور وأهمية الإدارة: وهو نتيجة تطور المنظمات حيث تتسع مهام المدير وتتعقد بحيث اصبح الاشراف على الانشطة التي صاحبت هذا التطور اكبر من طاقة وقدرات الفرد الواحد (المدير) فظهرت المستويات الإدارية المختلفة وبرزت معها مشكلة الصلاحيات والمسؤوليات .
3- العوامل القانونية والاجتماعية: حيث تقوم الدول بتطوير المنظمات التي تعمل ضمن حدودها من خلال سن قوانين وتشريعات وإقامة مؤسسات تحقق هذه الأهداف ويترتب على ذلك بناء وتطوير انظمة معلومات تتولى توفير المعلومات اللازمة والضرورية لإنجاز أعمال تلك المنظمات مثل (احتساب الرواتب التقاعدية، إعداد التقارير الصحية، المطابقة النوعية،......الخ)
أما الاجتماعية فان اختلاف العادات الشرائية والأذواق وتفاوت القدرات الشرائية وسلوك الشراء باختلاف فئات المستهلكين الذين تعمل المنظمة على تلبية احتياجاتهم يُلزم المنظمة بتجميع البيانات وتوفير المعلومات عن جميع فئات المستهلكين الأمر الذي يستدعي وجود نظم معلومات .
4- التطورات التقانية : لعبت التطورات التقانية دوراً بارزاً في تطور نظام المعلومات سواءً كان على مستوى وسائل الحفظ والتسجيل أو على مستوى المعالجة إبتداءاً من ذاكرة الإنسان والكتابة على الأحجار والألواح وظهور الأشرطة العادية والممغنطة الى أن ظهر عصر الحاسبة الإلكترونية في أواسط الأربعينات...إذ ظهرت أول حاسبة عام 1946 في الولايات المتحدة الامريكية اينياك ENIAC) Electronic Numerical Analyser and Computer Integrator)
(الحاسب والمحلل الرقمي الالكتروني المتكامل) وأضافت هذه الحاسبات بأجيالها المختلفة تقنية هائلة ساهمت بتطوير التسهيلات الفنية لنظام المعلومات إضافةً الى تقنيات الاتصالات عبر الأقمار الصناعية ، الإنترنت التي طورت من أنظمة المعلومات.
و يتطلب استخدام نظم المعلومات الإدارية بفاعلية الفهم الكامل لأبعاد نظم المعلومات وهي:

المنظمة، الإدارة، تكنولوجيا المعلومات
المنظمة Organization: عبارة عن وحدة اجتماعية هادفة تتمثل بعناصر أساسية وهي الأفراد، الهياكل، معالجة الأعمال، السياسات، والثقافة...هنا تلعب نظم المعلومات دوراً تكاملياً مع تلك العناصر في تسهيل أداء وظائف المنظمة من حيث كيفية القيام بالإجراءات الكفيلة بتحقيق أهداف المنظمة.

الإدارة Management: هي تحقيق الغايات التنظيمية بكفاءة وفاعلية من خلال التخطيط، التنظيم، التوجيه، ومراقبة الموارد التنظيمية وكل مستوى إداري يحتاج الى معلومات والى نظم مختلفة عن المستوى الآخر.

تكنولوجيا المعلومات Information Technology: تعتبر من أهم الأدوات التي يستخدمها المديرون لمواجهة التحديات سواءً في التجهيزات المادية لإتمام نشاط المدخلات ، المعالجة، والمخرجات أو في برمجيات الحاسب التي تعمل على تزويد الإدارة بالمعلومات اللازمة في الوقت المناسب