ثانيا: الرقابة
يتوقف نجاح التنظيم على وجود رقابة فعالة وبالرقابة تكتمل منظومة العملية الإدارية ونعنى بها ذلك النشاط
الإدارى الذى يتضمن قياس وتقييم الأداء الفعلى ومقارنته بالأداء المخطط وصولا إلى اتخا ذ اجرءات التصحيح إذا
استلزم الأمر ذلك 0 والواقع إن وظيفة التخطيط –بمفهومها الواسع – تتضمن تحديد أهداف التنظيم ووضع الخطط
والميزانيات التقديرية اللازمة لتحديد الموارد المطلوبة وترتبط الرقابة بالتخطيط عن طريق ترجمة الأهداف
والخطط والميزانيات الى معايير للأداء حيث يقاس الأداء الفعلى ويقارن بالمعايير التى جرى استنباطها لتحديد
التغيرات التى حدثت فى الأهداف والخطط والميزانيات وإذا ما ت بين وجود خلاف بين ما يجب أن يتم ( الخطط )
وما تم فعلا (الإنجاز الفعلى) وجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية 0
وترجع أهمية الرقابة الى عدم قدرة المدير على التنبؤ الكامل بالمستقبل حيث إذا استطاع المدير ذلك فان
الحاجة الى الرقابة سوف تختفى لكن المدير لن يستطيع فما أن توضع الخطط ويبدأ تنفيذها الا وتحدث بعض
التغيرات التى تمنع المنظمة من تحقيق أهدافها 0
مراحل عملية الرقابة
تمر عملية الرقابة بثلاث مراحل رئيسية هى : -
-1 وضع المعايير الرقابية 0
-2 قياس ومقارنة النتائج الفعلية بالمعايير 0
-3 اتخاذ الإجراءات التصحيحية 0
والشكل التالى يوضح مراحل عملية الرقابة
ويوضح الشك ل السابق مراحل عملية الرقابة والتى تتلخص فى وضع المعايير الرقابية ومرحلة قياس الأداء
ومرحلة التصحيح وفى الواقع العملى فإن العملية الرقابية عملية دائرية مستمرة يمكن أن
وضع المعايير قياس الأداء هل الأداء هو
المطلوب
تصحيح
عمل فعل أى شيء
( شكل رقم ( 27
لا
نعم
نعبر عنها فى الشكل التالى :
الأداء
المرغوب
الأداء
الفعلى
قياس
الأداء الفعلى
مقارنة الأداء
الفعلى بالمعيارى
تطبيق
التصحيح
وضع
برنامج التصحيح
تحليل
أسباب الانحراف
تحديد
الانحراف
( شكل رقم ( 28
خصائص النظام الرقابى الفعال :-
لكى يكون النظام الرقابى فعالا فى تحقيق الأهداف المرجوه منه لابد أن يتصف بمجموعة من الخصائص
نوضحها فى الشكل التالى .
النظام الرقابى الفعال
ملائم
مستمر
سريع
مقبول
موضوعى
مصحح
مرن
اقتصادى
( شكل رقم ( 29
أساليب الرقابة
هناك عدة أساليب تسهل عملية الرقابة وتجعلها أكثر فعالي ة وموضوعية ومنها الميزانية التقديرية
والتى تركز على النواحى المالية وتنقسم الميزانيات التقديرية الى أربعة أنواع رئيسية كما
فى الشكل التالى : -
وتطبق دورة الرقابة على كل نوع من أنواع الميزانية التقديرية الأربعه حيث ترفع التقارير عن
الإنجاز الفعلى الى المد ير المسئول عن هذه الميزانية فترفع تقارير الإنجاز الفعلى المتعلقة بتدفق النقدية
الى مدير الحسابات ، وتقارير أنجاز برنامج معين للمدير المسئول عن هذا البرنامج 0 وفى كل حالة فأن
الميزانية تحتوى عل ى مجموعة م ن المعايير ، حيث يقوم المدير بتطبيق المعايير واتخاذ الإجراءا ت
التصحيحية عند الضرورة ويمكن القو ل ان عملية الرقابة طبقا لأسلوب الميزانيات التقديرية يتكون من
مدخلات وعمليات ومخرجات 0
الميزانية
التقديرية للتشغيل
الميزانية
التقديرية النقدية
الميزانية
التقديرية لرأس المال
الميزانية
التقديرية للبرامج
ترجمة الخطط الى
مؤشرات عامة
المقبوضات والمدفوعات
النقدية خلال الفترة القادمة
خطة طويلة الأجل
للمصروفات
الرأسمالية
تطوير البحوث أو
تطوير منتج جديد
( شكل رقم ( 30
كما نرى فى الشكل التالى : -
ومن الشكل السابق يتضح وجود ثلاث نتائج رئيسية لعملية الرقابة 0
أ - تطابق نسبى بين الأداء الفعلى والأداء المخطط ويدل على أن الادارة تسير فى الاتجاه الصحيح نحو
تحقيق الهدف 0
ب - انحراف غير جوهرى : - بين الفعلى والمخطط ويلزم اتخاذ إجراءات تصحيحية 0
ج- انحراف جوهرى : - وفى هذه الحالة يلزم اعادة النظر فى الخطة 0
مدخلات
أهداف
سياسات عمل
بيانات
موارد بشرية
موارد مادية
اجراءات
عمليات
وضع معايير رقابية
تسجيل الأداء الفعلى
مقارنة النتائج
تحديد الانحرافات
اتخاذ الإجراءات
التصحيحية
مخرجات
مؤشرات
تقارير رقابية
معدلات تنفيذ الخطة
نتائج
تفاعلية -I
ب- انحرافات غير جوهرية
ج- انحراافات جوهرية
( شكل رقم ( 31
المادة المعروضة اعلاه هي مدخل الى المحاضرة المرفوعة بواسطة استاذ(ة) المادة . وقد تبدو لك غير متكاملة . حيث يضع استاذ المادة في بعض الاحيان فقط الجزء الاول من المحاضرة من اجل الاطلاع على ما ستقوم بتحميله لاحقا . في نظام التعليم الالكتروني نوفر هذه الخدمة لكي نبقيك على اطلاع حول محتوى الملف الذي ستقوم بتحميله .
|