متابعة الاداء

أولا: المتابعة (متابعة الاداء)
يختلف مفهوم المتابعة عن المفهوم التقليدى للرقابة حيث ان المتابعة تعنى ملاحقه التنفيذ وتحديد
درجة النجاح أو الفشل فيه خطوة بخطوة والتنبؤ باحتمالات الانحراف عن الخطة المحددة ومن ثم
العمل على تلاقيها قبل حدوثها وبذلك فان الاختلاف بين المتابعة والرقابة هو اختلاف فى التوقيت .
1/ الأسس التى تقوم عليها عملية المتابعة .
يقوم استخدام الطريقة العملية فى المتابعة الإدارية على ثلاثة أسس هى :-
1/1 الوقت :-
لابد من توافر الوقت الكافى لتحليل أسباب الانحرافات فى الأداء للوصول الى الأسباب الحقيقة
لمشاكل الأداء حتى يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة فى الوقت المناسب .
2/1 ادوات القياس :-
الوسيلة الوحيدة للحصول على الحقائق هى قياس الأداء فى اى شكل من أشكاله وبدون القياس
الدقيق فان المعلومات التى قد نحصل عليها لا تزيد عن كونها تقديرات ينقصها عنصر الدقة والتحديد
3/1 المهارات الإحصائية :-
فى اغلب الدراسات عن منع الأخطاء فى الأداء فان بعض المهارات الإحصائية لازمة لعرض
الحقائق واستخلاص النتائج منها .
ومن أمثلة التحليل الاحصائى .
- تحليل الانحرافات عن المعدلات المحدده
- تحليل التباين بين قيم الأداء فى أوقات مختلفة
- تحليل الارتباط بين النتائج المحققة وبين العديد من الظواهر الداخلية أو الخارجية
الدورة الكاملة للمتابعة .
تقوم عملية المتابعة بهدف تحقيق الكفاية فى استخدام الموراد المتاحة والحد من الموراد المهدرة ويتم
ذلك من خلال دورة متكاملة تتضمن كافه مراحل العملية الإدارية ويمكن توضيح الأسس العملية لهذه
الفكرة على النحو التالى :-
- تحديد الهدف المطلوب تحقيقه
- تحديد مدى السماح الممكن قبوله عن الهدف المحدد بمعنى تحديد الحد الأدنى والحد الأعلى للأداء
- الحصول على مؤشرات متتالية عن مستوى الأداء وفى فترات زمنية متعاقبة وتسجيلها على خريطة
للمتابعة
- رسم خط الاتجاه العام للأداء الفعلى ومقارنته بما يجب ان يكون ( المستهدف ) وتحديد الانحرافات
فى الأداء
- أجراء الدراسات والتحليلات اللازمة للكشف عن أسباب الانحرافات لاتخاذ الإجراءات التصحيحية لمنع
هذا الانحراف .
ويمثل الشكل التالى خريطة المتابعة
الزمن
شكل رقم ( 26 ) خريطة المتابعة
الحد الأعلى
المتوسط
الحد الأدنى
مستوى
النشاط