أهمية نظام معلومات الموارد البشرية

ثالثاً: أهمية نظام معلومات الموارد البشرية
يمكن تلخيص أهمية نظام معلومات الموارد البشرية بما يأتي:
1-كونه عنصراً أساسياً يزود إدارة الموارد البشرية وإدارة المنظمة بالبيانات الحالية والمستقبلية لأداء عمليات التخطيط والرقابة وتقديم المعلومات التفصيلية عن العاملين بالتوقيت المطلوب والسرعة الملائمة والجهد الأقل.
وهذا يعني أن نظام معلومات الموارد البشرية يمثل أحد أهم مستلزمات إدارة الموارد البشرية المعاصرة، ولا يمكن الاستغناء عنه، يقول (Berardine) في هذا الشأن:
"إن على الشركات الكبيرة والصغيرة معاً، أن تهتم بـ (HRIS) ، لأنه يمثل مؤشراً فاعلاً للسيطرة على وظائف إدارة الموارد البشرية المختلفة وتلبية متطلباتها بنسبة (%90 - %80) في الأقل".
2-كونه أداةً تساهم في تغيير النظرة القديمة لوظيفة الموارد البشرية بوصفها وظيفة غير استراتيجية في منظمات الأعمال، لأن وظيفة الموارد البشرية أصبحت وفي ضوء التحديات المعاصرة من جهة، ووجود (HRIS) الذي يوفر للوظيفة المذكورة ما تحتاج إليه من معلومات وبيانات عن البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة من جهة أُخرى،وظيفة استراتيجية لها تأثير في مجالات صياغة، وتنفيذ استراتيجية المنظمة .
3-كونه أداة لتقويم وظيفة الموارد البشرية.
أ-التعرف على مدى ممارسة مدراء أقسام الموارد البشرية للتفكير بطريقة استراتيجية بشكل يضمن إجراء التحليل والتشخيص البيئي بشكل دقيق.
ب-تقليل مستوى البيروقراطية في أداء المهمات، وجعل الصفة العضوية هي الصفة المميزة لتنظيمات الموارد البشرية.
ج- المساهمة في دعم القرارات المتعلقة بإعادة هيكلة العمالة (Down Sizing) ، ومعالجة مشكلة الفائضين، لأن إعادة هيكلة العمالة يمثل مدخل، لتحسين كفاءة المنظمة وأدائها من خلال إعادة تصميم النظم والعمليات وكذلك استغلال الطاقات المتاحة.
4-كونه يمثل أداة تطوير وتغيير، وباتجاهين:
الأول: تحسين النوعية وتطويرها من خلال نظم للمراقبة تحافظ على استمرار النوعية أكثر من الاعتماد على التعديلات بعد حدوث الخطأ. الثاني: زيادة المشاركة والاندماج بين مستخدمي النظام، من خلال جعل المعلومات متاحة أمامهم بسهولة ويسر. وبالتالي فان زيادة المشاركة سينعكس على نجاح (HRIS).

نظام معلومات الموارد البشرية: "مجموعة المكونات التي تعمل بصورة منتظمة ومتفاعلة، تشمل جمع وخزن وتحليل ومعالجة واسترجاع البيانات والمعلومات المتعلقة بالموارد البشرية وإدارتها وتهيئتها أمام المستفيدين من المديرين وصنّاع القرار، لمساعدتهم في اتخاذ القرارات في مجال تخطيط الموارد البشرية، واستقطابها وتعيينها وتعويضها وتدريبها وتطويرها وتقويم أدائها، بكفاءة وفاعلية".