إدارة عملية تقويم الأداء

تاسعا: إدارة عملية تقويم الأداء
إن من أهم مقومات عملية التقويم الفاعلة للأداء هي في كيفية توجيه الأداء وتشخيصه وتحسينه، ويتم ذلك من خلال تحديد:_
1- مسؤولية تقويم الأداء، ومن الذي يقوم بالعملية ؟
2- وقت التقويم، ومتى يتم التقويم ؟
3- إجراءات التغذية الراجعة، كيف يمكن تحسين التغذية العكسية ؟
4- إجراءات تحسين الأداء، كيف يمكن تحسين الأداء ؟
1- مسؤولية تقويم الأداء Performance Appraisal Responsibility
في معظم المنظمات يتولى الرئيس المباشر مسؤولية تقويم أداء العاملين بمعيته كونه الأكثر معرفة بالعاملين ويمتلك المعلومات والمعطيات والقدرات على تحليل أدائهم من خلال معرفة العوائد المتأتية وفق هذا الأداء.
ويمكن للرؤساء الاستعانة بآراء الزملاء وكذلك إجراء تقويم ذاتي للعاملين تعتمد كمدخل لعملية التقويم، كما أن آراء الزبائن مهمة في بعض المنظمات بخصوص مستوى الأداء فالزبائن مؤهلون لتقويم نوعية الخدمة أو المنتج.

2- وقت التقويم
يتم تحديد وقت التقويم اعتمادا على نوعية وطبيعة المنظمة، فالمنظمات الإبداعية تعتمد التقويم الشهري أو الفصلي، أما المنظمات الإنتاجية فالتقويم السنوي أجدى في قياس أداء العاملين فيها في ضوء الخطط السنوية لإنجاز المهام.
3- إجراءات التغذية العكسية Performance Feedback
أحد أهم أهداف عملية التقويم هي معرفة الأفراد العاملين لجوانب القصور في أدائهم لتجاوزها، وهذه العملية تتم من خلال إرجاع المعلومات الخاصة بأداء العاملين إلى كل منهم وهي عملية تتميز بالصعوبة كونها تؤثر على مشاعرهم إذ لابد من اعتماد مبدأ تزويد العاملين بالمعلومات حول أدائهم يوميا أو أسبوعيا وليس مرة واحدة سنويا وهذه مسؤولية المدير والإدارة في تصحيح جوانب القصور في الأداء، وكذلك يتم الطلب من العاملين وضع نقاط لأدائهم قبل إبلاغهم بأدائهم الفعلي الأمر الذي يشجع العامل على تشخيص نقاط الضعف في أدائهم وكذلك تشجيعهم على المشاركة في تشخيص الانحراف في الأداء والعمل على تحفيز العامل صاحب الأداء الأفضل الأمر الذي ينعكس إيجابيا على سلوكهم ويحسن من أدائهم وكذلك تقليل الانتقادات إلى أبعد حد ممكن عندما يكون أداء العاملين قليل وإقناعهم بتعديل الأداء، والتركيز على نتائج الأداء وليس على الأفراد وصفاتهم وكذلك العمل على حل المشاكل لغرض تحسين أداء العاملين من خلال تحديد الأسباب الحقيقية ووضع الحلول المشتركة بين العاملين والإدارة لتلافي الوقوع في الأخطاء مستقبلا.
4- إجراءات تحسين الأداء
إن محصلة تقويم الأداء هي تحسين الأداء من خلال اعتماد الجوانب الآتية:-
1- العمل على تحديد الأسباب الرئيسية لمشاكل الأداء من خلال تحديد أسباب الإنحراف في الأداء عن الأداء المعياري وهذا الموضوع مهم للإدارة والعاملين، فالإدارة تتمكن من خلال ذلك من التعرف على كيفية تقويم الأداء، وهل أن العملية تمت بموضوعية وهل أن القصور عائد للعاملين أو للمواد الداخلة في العملية الإنتاجية، وكذلك يمكن تطويق الصراعات بين الإدارة والعاملين من خلال تحديد أسباب الإنخفاض في الأداء.
2- العمل على تطوير خطة عمل للوصول إلى الحلول، وهذه الخطة هي نتاج تعاون الإدارة والعاملين من جهة والاستشاريين في مجال التطوير الإداري وتحسين الأداء من جهة أخرى، فاللقاء المباشر وعدم السرية في كشف الحقائق والمشاركة في المناقشة للمشاكل حول أداء العاملين تسهم في وضع الحل المقنع للعاملين ويحسن من أدائهم.
3- الاتصالات المباشرة، تتميز الاتصالات بين المشرفين والعملين بأهميتها في مجال تحسين الأداء، ولابد من تحديد محتوى الاتصال واسلوبه وأنماط الاتصال وتتركز الاتصالات في سؤال العاملين عن أسباب انخفاض أدائهم دون اللجوء إلى عبارات مبطنة أو سلوكيات غير واضحة، وكذلك استشارتهم حول كيفية الوصول إلى سبل تحسين أداءهم، هل فكرتم ماذا تعملوا لتقليل الأخطاء. إن مثل هذه الإجراءات تعزز من السلوكيات الإيجابية وتقلل من ردود الفعل السلبية لدى العاملين.