رابعا : طرق واجراءت رفع كفاءة إدارة النقدية والمحافظة عليها

رابعا : طرق واجراءت رفع كفاءة إدارة النقدية والمحافظة عليها
تشمل إدارة النقدية نظامين هما :نظام تحصيل اواستلام المتحصلات النقدية الناتجة عن البيع والانشطة الاخرى ,ونظام رقابة المدفوعات او التسديدات الناتجة عن المشتريات بشكل اساس . ان هدف إدارة النقدية هو تعجيل المتحصلات والتاخر في المدفوعات وفي ضوء ذلك يمكن الاشارة إلى ثلاث نقاط .
أ‌- إدارة العائم : يعرف العائم بانه الفرق بين قيمة الارصدة النقدية بين سجلات المنشاة وتلك المبينة في حساب المنشاة مع المصرف والتي تنتج عن التاخير في تحصيل الشيكات التي تدفها او تقبضها الشركة ينتج عنها عائم ايجابي (لمصلحة المنشاة ) حيث يكون الرصيد النقدي في حساب الشركة لدى المصرف اكبر من الصيد النقدي في سجلات المنشاة ويستمر ذلك حتى تستكمل عملية تحصيل الشيكات خلال عملية المقاصة ثم تنزيل قيمة الشيك من حساب الشركة . اما الشيكات التي تستلمها الشركة فينتج عنها عائم سلبي (لغير مصلحة الشركة ) حيث يكون الرصيد النقدي في حساب الشركة لدى البنك اصغر من الرصيد النقدي في سجلات المنشاة ويستمر ذلك إلى ان تستكمل عملية التحصيل خلال عملية المقاصة ثم تسجيله في حساب المنشاة لانه لا يمكن للمنشاة عادة ان تسحب قيمة الشيكات المودعة في البنك حتى يستكمل البنك عملية تحصيل وقبض هذه الشيكات . ومن الممكن تقسيم العائم إلى ثلاث عناصر زمنية هي زمن البريد mail time وزمن التسجيل في السجلات processing T وزمن المقاصة وقبض الشيك clearing T ان هذه العناصر موضحة في الشكل (8-3) يعرف زمن البريد بالفترة الزمنية اللازمة للشركة لاستلام الشيك من تاريخ وضعه في البريد من قبل الزبون ويعتمد هذا الزمن على اتساع الرقعة الجغرافية للبلد وفعالية نظام البريد . ويعرف زمن التسجيل بالفترة الزمنية اللازمة لتسجيل الشيك في سجلات المنشاة بعد استلامه ومن ثم ايداعه لدى البنك للتحصيل ويعتمد هذا الزمن على كفاءة العملية الادارية للمنشاة .اما زمن المقاصة فهو الفترة الزمنية اللازمة لتحصيل قيمة الشيك من تاريخ رسالة إلى غرفة المقاصة التابعة للبنك المركزي . ويعتمد هذا الزمن على مدى قرب غرفة المقاصة من المصرف الذي يقوم بتحصيل الشيك . لان الشيك يجب ان يرسل إلى غرفة المقاصة المتواجدة في منطقة وجود المصرف المسحوب عليه الشيك فاذ كان مركز الشركة في المنطقة الجنوبية للبلد وكان الزبون والبنك المسحوب عليه في المنطقة الشمالية فان الشيك يجب ان يرسل إلى المقاصة في المنطقة الشمالية للتسوية .
الشكل (8-3) عملية تحصيل الشيك والمراحل الزمنية التي يمر بها


الزبون يضع الشركة تتسلم الشركة تودع الشيك تحت
الشيك في الشيك الشيك في البنك التسوية مع
البريد في مكاتبها الذي تتعامل معه بنك الزبون
ويقيد في
1 2 3 4 5 6 7 8 حساب الشركة

زمن البريد زمن التسجيل زمن التسوية








ب-عملية تسريع تحصيل الشيكات :
اذا كانت الشركة لها فروع او توزع منتجاتها في كافة انحاء البلد الذي يمتد في رقعة جغرافية واسعة فانه بامكانها اتباع طريقة تحصيل لامركزية لتخفيض زمن العائم وتسريع عملية التحصيل فاذ كان البلد يتالف من اربع مناطق جغرافية مثلا(شرقية ,غربية ,شمالية ,جنوبية ) تقوم المنشاة بانشاء مركز للتحصيل في كل من هذه المناطق وتطلب من هذه الزبائن في كل منطقة ان يرسلوا شيكاتهم إلى إلى مركز التحصيل الموجود في مناطقهم عند استلام الشيكات يقوم مركز التحصيل وايداعها في بنك محلي ويبعث بالمعلومات عن استلام الشيكات وايداعها في البنك إلى الإدارة العامة وبما ان معظم الشيكات ستكون مسحوبة على بنوك في ذات المنقطة المتواجد فيها الزبائن فان عملية المقاصة تتم بسرعة في غرفة المقاصة للمنطقة . اما المبالغ المقبوضة فتحول في كل يوم من قبل البنك المحلي من حساب الشركة المحلي إلى حساب الشركة في البنك الرئيسي تحدده المنشاة وتحتفظ بحساب للمدفوعات تسحب عليه شيكات الدفعات النقدية . ان هذه الوسيلة تخفض من زمن البريد ومن زمن المقاصة والتحصيل لان العملية تتم في حدود المنطقة الجغرافية الواحدة. وقد تكون طريقة انشاء مراكز اقليمية للتحصيل مكلفة من حيث تكاليف الايجار والتشغيل لذلك يمكن الاستعاضة عن المركز الاقليمي بانشاء صندوق بريد في دارة البريد المحلية ويقوم البنك المحلي المتفق معه بسحب البريد من صندوق البريد عدة مرات يوميا ويودع الشيكات في حساب المنشاة لديه ويرسل الشيكات إلى غرفة المقاصة الاقليمة للتسوية ويبعث للشركة قائمة بالشيكات التي تم استلامها يوميا . ان طريقة صندوق البريد لاتوفر زمن البريد وزمن المقاصة فحسب بل انها تزيل زمن التسجيل في سجلات الشركة كليا لان الشيكات تودع في حساب المنشاة في البنك وترسل للتحصيل قبل ان تسجل في سجلات الشركة . ويتقاضى البنك اتعابا feesمقابل هذه الخدمات .او يتطلب من الشركة ارصدة تعويضية ويقوم البنك بتحويل الفائض عن الارصدة التعويضية يوميا إلى حساب المدفوعات في البنك الرئيسي للشركة . وتجدر الاشارة هنا إلى ان قرار اتباع صندوق البريد يتطلب تحليلا للمنافع والتكاليف المرتبطة بذلك لتقدير الاموال المتاحة للشركة من عملية تسريع التحصيل والعائد على هذه الاموال وتقدير لتعاب الخدمات او تكلفة الارصدة النقدية التي تتطلبها المصارف . فاذا كانت الايرادات على الاموال التي اصبحت متاحة للشركة اكبر من تكاليف الخدمات فان نظام صندوق البريد رابح .
ج- ابطاء المدفوعات النقدية
تهدف عملية المحافظة على النقد في هذه الحالة إلى الاحتفاظ بالنقد في الصندوق او في المصر ف لاطول فترة ممكنة ويتم ذلك بتطبيق مبدا عدم دفع الاستحقاقات المالية من فواتير وحسابات دائنة وغيرها لا في اوقاتها . أي انه يجب تجنب دفع الاستحقاقات مبكرا لان ذلك يخفض متوسط الرصيد النقدي لدى المنشاة من دون مبرر لذلك, يجب تجنب دفع الاستحقاقات متاخرا لان ذلك يحرم المنشاة من فرص الاستفادة من الخصومات النقدية ويخفض الترتيب الائتماني . بالاضافة إلى ذلك الاستفادة من العائم لتخفيض الارصدة النقدية التي تحتفظ بها في البنك لدفع الاستحقاق . ويتم ذلك باتباع طريقة توحيد الحسابات البنكية التي تدفع منها الاستحقاقات في حساب واحد في بنك رئيسي يقع في منطقة متوسطة ولهذه الطريقة فائدتين على الاقل :
اولا: انها توفر على الشركة الارصدة التعويضية التي يجب الاحتفاظ بها عندما يكون للشركة حسابات متعددة في بنوك مختلفة .
ثانيا : تستطيع الشركة الاستفادة من عائم الدفع الايجابي الذي ينتج عن التاخر في تحصيل وقبض الشيكات التي تدفعها الشركة . والذي يجعل الرصيد النقدي في البنك اكبر من الرصيد النقدي في سجلات الشركة . اذ كان من الممكن التنبؤ بدقة بحجم هذا العائم (تجاوز الرصيد النقدي للشركة في حساب البنك على سجلاتها في وقت ما ,فانه يمكن للشركة ان تخفض رصيدها النقدي في البنك وتوظف الاموال المحررة في استثمارات تحقق عائد اكبر . اما كيف يتم تعظيم العائم النقدي في هذه الطريقة فانه يتضح في المثال السابق الذي يفترض اربعة مناطق (شرق ,غرب ,شمال , جنوب ) وان للبنك المركزي غرفة مقاصة في كل من هذه المناطق الاربعة واذا اختارت المنشاة البنك الرئيسي لفتح حساب دفع الاستحقاقات في المنطقة الجنوبية فان الشيكات المسحوبة على هذا الحساب والمرسلة لتسديد استحقاقات في المناطق الثلاثة الاخرى ستاخذ وقتا للتسوية لانها يجب ان تعود إلى غرفة المقاصة في المنطقة الجنوبية وبذلك تكون الشركة قد عظمت حجم الشيكات قيد التسوية او العائم النقدي مما يمكنها من العمل بارصدة نقدية اقل .