اجراءات التوصيف

اجراءات التوصيف:
تقوم بعملية توصيف الاصناف السلعية في المنظمات الكبيرة لجنة فنية متخصصة تضم ممثلين عن اقسام ( التصميم ، الانتاج ، المشتريات ، المخازن) وبقية الاقسام الاخرى التي تستخدم الاصناف السلعية باستمرار وتتولى هذه اللجنة القيام بالأعمال الاتية:
1- الاطلاع على جميع الاصناف السلعية التي تحتاجها المنظمة في اعمالها المختلفة بهدف تحديد الاصناف السلعية التي تتوفر فيها الجودة المناسبة والملائمة لأغراض المنظمة في ضوء المعلومات المتوفرة لا عضاء اللجنة عن المواد والسلع . شريطة ان لا تؤدي المواصفات التي تحددها اللجنة في المستقبل الى صعوبات في صنع الاصناف المطلوبة او تزيد من تكلفة الحصول عليها باعتبار ان ذلك يؤدي الى رفع تكاليف الانتاج والشراء في المنظمة ويضعف من قدرتها على منافسة المنظمات الاخرى في السوق.
2- تحديد مواصفات الاصناف السلعية التي يتكرر استخدامها باستمرار في المنظمة.
3- تسجيل مواصفات الاصناف السلعية التي تم تحديدها في سجل خاص يكون مرجعا لجميع الاقسام التي لها علاقة بالمواد والسلع في المنظمة .
ويتعين على العاملين في المشتريات التأكد من مطابقة المواصفات المحددة لهم في طلب الشراء الذي تقدمه الاقسام التي تحتاج المواد او السلع مع المواصفات المعتمدة والمحددة مسبقا في سجل المواصفات قبل مفاتحة المجهزين والطلب منهم تقديم عروضهم للمنظمة.