طرق التوصيف

طرق التوصيف
هناك العديد من الطرق في تحديد الاصناف المطلوبة وهي كالاتي:
أولا: التوصيف الكامل: يتطلب اتباع هذه الطريقة تحديد جميع المواصفات الخاصة بالصنف بهدف تحديده بوضوح تام وذلك منعا للخطأ في تمييز الصنف المطلوب عن غيره من الاصناف الاخرى، وتتبع هذه الطريقة بشكل واسع في تمييز المكائن والآلات والمعدات باعتبارها تقدم معلومات متكاملة عنها فضلا عن انها توضح شروط التعبئة والتغليف والظروف التي تستخدم فيها وقطع الغيار، ويتضمن التوصيف الكامل المعلومات الاتية:
1- الاسم العلمي او الفني او التجاري للصنف المطلوب.
2- نوع الصنف او درجته.
3- الاغراض والمجالات الرئيسية التي يستخدم فيها الصنف ولا سيما بالنسبة للمكائن والآلات والمعدات.
4- الظروف التي يستخدم فيهل الصنف ولا سيما درجات الحرارة والرطوبة والغبار وتأثير ابخرة المواد والسلع القريبة من موقع استخدام الصنف.
5- المواد الاولية المستخدمة في صنع الصنف.
6- نوع الوقود الذي يستخدم.
7- الخواص الكيمياوية ودرجة الشوائب.
8- المواصفات الخاصة بالأمن والسلامة.
9- المظهر الخارجي للصنف كالألوان في حالة الاقمشة او درجة النعومة بالنسبة للورق او اللمعان.
ثانيا:التوصيف المختصر
وهو استخدام وصف موجز وبعبارات مفهومة لتمييز الصنف وبشكل واضح ودقيق وتستخدم هذه الطريقة داخل المنظمات الصغيرة وهذا النوع من التوصيف لا يكفي لتحديد نوعية وجودة السلعة او المادة المطلوبة في حالة التعامل مع المجهزين وتمتاز هذه الطريقة بكونها بسيطة للتعامل مع الصنف ، ويتم انجاز الاعمال باقل الجهود والوقت والتكاليف، وتساعد على خلق تفاهم مشترك بين العاملين في الاقسام والتي لها علاقة بتداول الاصناف السلعية في المنظمة.
ثالثا:التوصيف باستخدام العلامات التجارية والاسماء التجارية

تستخدم هذه الطريقة بغية حماية المنتجات من التقليد وتوجيه اهتمام وانتباه المستهلكين الى منتجات المنظمة بصورة مستمرة وتستخدم هذه الطريقة للدلالة على مواصفات الصنف المطلوب بشكل كامل اذ يكفي ذكر العلامة التجارية او الاسم التجاري للدلالة على مواصفات الصنف وتساعد هذه الطريقة على توفير الوقت والجهد وتخفيض تكاليف وضع المواصفات واعداد طلبات الشراء اذ يتم الاتفاق بين المنظمة والمجهزين على تحديد العلامة او الاسم التجاري للسلعة المطلوبة في امر الشراء دون ذكر تفاصيل مواصفات السلعة .

رابعا: التوصيف عن طريق العينات :

تستخدم هذه الطريقة إما عن طريق عينة يقدمها المشتري الى المورد ويطلب منه أن يوفر له المواد أو المستلزمات وفقا لها أو أن يقوم المشتري بطلب عينات من المواد والمستلزمات المطلوب شرائها من المورد ويتم فحصها واختيارها للتأكد من مواصفاتها وسلامتها لاحتياجاته ، وتعتبر هذه الطريقة من أسهل الطرق بالنسبة للمشتري الذي لا يريد الدخول في مشاكل تتعلق بتحديد المواصفات المطلوبة حيث أن المنظمات تلجأ إلى هذه الطريقة في حالة عدم قدرتها على وضع مواصفات دقيقة للمواد المطلوبة وعند عدم رغبتها في مشاكل تحديد المواصفات وفي حالة كون الشراء غير متكرر وفي حالة اعتماد العطاءات في الشراء.
خامسا : التوصيف بالاداء
يستخدم هذا النوع في حالة طلب المكائن والاجهزة والادوات الاحتياطية اذ يفترض ان يتوفر فيها كفاءة وقدرة معينة وتحتاج هذه الطريقة الى حيازة السلعة لمدة معينة للتأكد من انها قادرة على القيام بالأداء المطلوب ، وتستخدم هذه الطريقة في الحالات التي لا تتوفر معلومات كافية لتسمح بتحديد الوصف الفني للماكنة او الالة وكذلك في الحالات التي يتعذر فيها على المنظمة التوصيف وذلك لسريته او لعدم توفر الكفاءات القادرة على اعداد التوصيف دون حدوث أي خطأ.
سادسا: التوصيف بالرتب

تستخدم هذه الطريقة في توصيف المواد والمستلزمات الأخرى النمطية والمتجانسة من حيث الشكل والحجم والمقاس والجودة ....إلخ ، بحيث يتم وضعها في رتب معينة مثل القطن الذي يصنف إلى درجة أولى ودرجة ثانية ودرجة ثالثة أو طويل التيلة والمتوسطة التيلة وقصير التيلة ، حيث يتم تجديد الرتب بواسطة الدولة أو الغرف التجارية الصناعية ويشترط لنجاح هذه الطريقة أن تتوافر رتب محددة تحديداَ دقيقاَ لكل رتبة على أساس مقاييس ثابتة وأن يتم الالتزام بها من قبل المنتجين والموردين لها .