خصائص الرسالة الناجحة

خامساً:- خصائص الرسالة الناجحة

تختلف خصائص التي تتمثل بها الرسالة وسماتها من منظمة إلى أخرى.
ولكن بصفة عامة، لا بد من خصائص أساسية للرسالة الناجحة، تعبر عن أسباب وجودها، تتمثل بالآتي
1) تعبر الرسالة عن فلسفة المنظمة وما ترغب ان تكون عليه مستقبلاً بصورة شاملة وواقعية.
2) التطابق مع غايات المنظمة وأهدافها: ينبغي أن تتطابق رسالة المنظمة مع غاياتها وأهدافها الستراتيجية.

3) الانسجام: وهو ضرورة إنسجام الاستراتيجيات والسياسات مع الأهداف، على مستوى المنظمة، أو على مستوى وحدة الأعمال.

4) التكيف: ينبغي لرسالة المنظمة أن تأخذ بالحسبان طبيعة البيئتين الخارجية والداخلية التي تعمل فيهما المنظمة حالياً، وما تتوقعه مستقبلاً، لكي تتكيف مع تلك الظروف لتتوافق معها أو لتتفوقَ عليها.

5) التوصيف الفعال: تتسم الرسالة الناجحة بتوصيف دقيق لكيفية تحقيق المنظمة أهدافها المرغوبة، عبر الأعمال والأنشطة التي تؤديها، سواء أكانت إنتاجية أم خدمية.

6) التكامل: تتمثل الرسالة الناجحة بقدرتها على خلق حالة من التكامل بين أجزاء المنظمة ومكوناتها، سواء بين الأنشطة والأقسام ( التكامل الأفقي ) أم على مستوى المنظمة، ومستوى وحدات الأعمال (التكامل العمودي).

7) إمكانية تحقيق أهداف المتعاملين مع المنظمة (مستهلكين، ومجهزين، وحملة اسهم، ومستخدمين، ودائنين، ومدينين).

8) القدرة على تحقيق المسؤولية الاجتماعية.

9) القدرة على ترسيخ قيم المنظمة ومعتقداتها بما يتلاءم وقيم المجتمع وظروفه في زمان ومكان معينين.

10) القدرة على تحقيق الميزة التنافسية للمنظمة، عبر تحقيق المركز الأول من حيث الخدمات المقدمة للزبون، ومن حيث الأمان والبيئة.

11) تتطلع إلى المستقبل وتأخذ الماضي بالحسبان.


وتقدم الرسالة إجابات عامة تتعلق بطبيعة المنظمة وبوجه خاص الأسئلة الآتية:
"
من هم زبائن المنظمة ؟ ما المنتوج الرئيسي او الخدمة الرئيسية لها ؟ أين تقع المنظمة؟ ما التكنولوجيا الأساسية المستخدمة ؟ ما إسهام المنظمة في الأغراض الاقتصادية ؟ ما فلسفة المنظمة، قيمها، اعتقاداتها ؟ ما هي الميزة التنافسية لها ؟ ما هو توجه المنظمة نحو المجتمع " مسؤوليتها العامة " ونحو العاملين " المسؤولية الخاصة " .
عموماً أن رسالة المنظمة ضرورية جداً وهنالك عدة أسباب لذلك:
1. تساعد الرسالة على تركيز الجهود البشرية بصورة شاملة فهي توضح الأهداف الرئيسية التي تأمل المنظمة تحقيقها وتساعد الإدارة على وضع هذه الأهداف أمام الأعين في عملية صنع القرار.
2. تخدم الرسالة وبشكل واقعي وسليم عملية تعيين المصادر فهي ترسم خطوطاً عامة عن كيفية الاستخدام الأمثل للموارد .
3. يساعد بيان الرسالة الإدارة في تحديد مساحات الأعمال الضرورية وكذلك الأعمال التي يتعين القيام بها بشكل فوري .
4. الأهمية المترتبة للرسالة في عملية الخيار الستراتيجي، فهي تؤدي دوراً مهماً في تطوير الستراتيجية كونها تزودنا بأداة لإيجاد وغربلة البديل الستراتيجي كما تعتمد صياغة استراتيجية المنظمة وفاعلية تنفيذها على الصياغة المحددة والدقيقة لرسالتها
.
5. وأخيراً تعد رسالة المنظمة من أهم عناصر التخطيط الستراتيجي للمنظمة
وهي بشكل أساسي جزءاً مكملاً داخلياً من هذه العملية
ومن ثم فهي عنصر أساسي في تتبع تقدم أو نجاح الخطة
ومن أجل ذلك فإن الصياغة الدقيقة والجيدة لرسالة المنظمة تساهم بشكل فعال في نجاح المنظمات .

عناصر رسالة المنظمة:-
قد تختلف رسائل المنظمات في أطوالها ومحتوياتها واشكالها ودقتها ولكن اغلب الممارسين في حقل الادارة الاستراتيجية يرون أهمية تضمين رسالة المنظمة تسعة عناصر أساسية هي :-
العنصر التساؤلات
1- العملاء من هم عملاء المنظمة ؟
2- المنتجات ما هي السلع والخدمات التي تقدمها المنظمة ؟
3- الاسواق اين تتنافس المنظمة على منتجاتها ؟
4- التكنلوجيا ما هي أسس التكنلوجيا التي تعتمدها المنظمة ؟
5- الاهتمام بالبقاء / النمو / الربحية ما هي التزامات المنظمة نحو تحقيق الاهداف الاقتصادية ؟
6- الفلسفة ما هي قيم ومعتقدات المنظمة واولويات فكرها واهتماماتها ؟
7- المفهوم الذاتي ما هي أبرز نواحي قوة المنظمة ومزاياها التنافسية ؟
8- الاهتمام بالصورة العامة ما هي انطباعات الجمهور عن المنظمة ؟
9- الاهتمام بالعاملين ما هي اتجاهات المنظمة نحو العاملين فيها ؟