سياسات اختيار مصادر الشراء

سياسات اختيار مصادر الشراء

يجب على ادارة المشتريات وهي بصدد اختيار المصدر المناسب للشراء ان تضع امامها عددا من الاسئلة والتي منها :
1) هل يتم الشراء من المنتج مباشرة ام من الوسيط ؟
2) هل يتم الشراء من مصادر محلية ام مصادر خارجية ؟
3) هل يتم الشراء من مصدر واحد ام من مصادر متعددة؟
4) هل يتم الحصول على احتياجات الشراء من خلال المبادلة ؟
وبالتالي يمكن تقسيم السياسات المختلفة التي تواجه ادارة المشتريات الى الانواع الاتية:
أولا: الشراء من المنتج أو الوسيط
يؤدي الشراء المباشر من المنتج الى خفض كلفة الشراء نتيجة توفير نسبة العمولة التي يحصل عليها الوسيط من المشتري بالإضافة الى ذلك قد تتطلب طبيعة ومواصفات المواد المشتراة تعاونا فنيا بين المشتري الصناعي والمنتج الا انه في بعض الاحيان قد يتعذر شراء المواد او مستلزمات الانتاج من المنتج مباشرة وسبب ذلك قد يكون البعد الجغرافي لمصادر الانتاج .
ان تفضيل الشراء من المنتج اكثر انتشارا في المنظمات الصناعية والسبب في ذلك يعود الى الى كون ما تشتريه المنظمة الصناعية من المنتج مباشرة قد يكون اكبر من مشتريات الوسيط من المنتج نفسه .
حالات الشراء من المنتج مباشرة
1- الرغبة في الغاء العمولات التي يحصل عليها الوسيط وبذلك ينخفض سعر شراء المواد .
2- الحصول على خصم الكمية عند الرغبة في الشراء بكميات كبيرة.
3- الرغبة في الحصول على صنف معين بمواصفات تحددها المنظمة المشترية أو رغبة المشتري في مراقبة عمليات الصنع اثناء انتاج الصنف او يكون المنتج هو المصدر الوحيد القادر على انتاج هذا الصنف بالمواصفات الدقيقة كشراء المحطات الكهربائية.
4- الرغبة في الحصول على خدمات تقترن بعملية البيع كخدمات النصب والتشغيل.
اما الشراء من الوسيط فيكون في الحالات الاتية:
1- الرغبة في الوقوف على بدائل الصنف المراد شراؤه وانتقاء من بين الاصناف المختلفة.
2- شراء اصناف عديدة من الوسيط تتيح للمنظمة المشترية نقل مشترياتها على وسائل النقل بحمولات كاملة مما يؤدي الى وفر نفقات النقل.
3- بعض الوسطاء لديهم امكانيات افضل للاحتفاظ بمخزون من المواد اكبر بكثير مما يتمكن المنتج نفسه للاحتفاظ بها ومن ثم تكون قدرته اكبر على التجهيز.


ثانيا : الشراء من مصادر محلية او خارجيةيجب على المنظمة تحديد المصادر التي ستعتمد عليها محلية أم دولية في حال الشراء وتفضل المصادر المحلية في حالة تساوي كافة العوامل والاعتبارات بين المصدرين أو في حالة ما تكون مميزات الشراء من المصادر المحلية أكثر من عيوبها ويتطلب ذلك رسم سياسة متعلقة بتحديد مصادر الشراء وجمع المعلومات المتعلقة بالمصادر المحلية والدولية سواء ما يتعلق بالمنتجين أو الموردين أو الوكلاء أو تجار الجملة .
يفضل المشتري الشراء من المصادر المحلية على الشراء من المصادر الخارجية عند توافر المواد والسلع بالكميات المطلوبة والنوعية المناسبة والسعر المناسب وكذلك في حالة تساوي الخدمات التي يقدمها المورد المحلي مع المورد الخارجي وسبب هذا التفضيل يرجع الى ان المصادر المحلية تستطيع ان تقدم خدمات افضل من مصادر التوريد الخارجية البعيدة عن المشتري .
ان قرار الشراء من المصدر المحلي يعتمد على اسباب عدة منها:
1- سرعة الموردين المحليين في تسليم الطلبات وذلك لقصر المسافة وقلة احتمال العطل في وسائل المواصلات قياسا بالموردين الخارجين عن المنطقة.
2- التخفيض في نفقات الشحن والتامين وبالتالي والتخفيض في كلفة الشراء للطلبية.
3- ان قرب المسافة من المورد والمنظمة المشترية يؤدي الى ازدياد الثقة والعلاقة بينهما .
4- قد يتمتع الموردون المحليون بالصفات نفسها التي يتميز بها غيرهم من الموردين الخارجيين من ناحية المركز المالي او القدرة على الانتاج والوفاء بالالتزامات في مواعيدها.
5- وهناك اعتبار اقتصادي وذلك لتحقيق الفائدة للبلد وللاقتصاد الوطني في المحافظة على العملة الصعبة وخاصة عندما تكون ظروف الاقتصاد الوطني صعبة.
اما التعامل مع المصدر الخارجي فيتم في الحالات الاتية:
1- رغبة المشتري في الحصول على مادة معينة بكمية معينة ومواصفات معينة لا يستطيع المورد المحلي تقديمها.
2- ان تكون الاسعار التي قدمها المصدر الخارجي اقل بكثير من اسعار المصدر المحلي.
3- نوعية الخدمات التي يقدمها المصدر الخارجي لا يستطيع تقديمها المصدر المحلي.
4- احتكار المصدر الخارجي انتاج او توزيع المادة والسلعة المراد شراؤها.
ثالثا: الشراء من مصدر واحد او من مصادر متعددةتعتمد بعض المنظمات في توفير احتياجاتها من صنف واحد أو مجموعة من الأصناف على مصدر واحد وإتباع هذه السياسة قد يكون ممكناَ في حالة ما تكون الكميات المطلوب شراؤها محدودة أو في حالة الاحتكار للصنف المراد شراؤه أو عند تميز المورد إلا أن خطورة الاعتماد على هذه السياسة تتضح عندما يفشل المورد في الوفاء بالتسليم في الموعد ، أما عند إتباع الشراء من مصادر متعددة فهناك منافسة بين الموردين وبالتالي الحصول على خدمات وأسعار وجودة أفضل لأن كل مورد يحاول أن يحصل على رضا العميل ليستولي على جزء اكبر من الصفقة وحتى تتلافى المنظمة خطورة الاعتماد على مصدر واحد تقوم بالتعامل مع أكثر من مصدر .
قد تستند ادارة المشتريات عند تقرير سياسة الشراء والتعامل مع مصدر واحد الى عوامل عديدة منها:
1- الاقتصاد في تكاليف النقل.
2- الحصول على خصم الكمية الذي يمنحه المورد اما عن كل صفقة تصل الى حد معين او عن المشتريات خلال مدة معينة.
3- ازدياد ولاء المورد وتعاونه مع المنظمة عندما يعلم انه المورد الوحيد الذي تتعامل معه المنظمة.
4- تمتع مصدر الشراء بشهرة ممتازة في معاملاته وخدماته التي يقدمها لزبائنه .
5- احتكار الاصناف بواسطة مورد واحد.
اما سياسة الشراء من مصادر متعددة فتعود الى الحالات الاتية:
1- يقدم المورد احسن الاسعار واحسن الخدمات عندما يشعر بوجود منافسين له.
2- ضمان التوريد حسب الحاجة دون تأخير بحيث ان تعطيل التوريد من مورد معين يمكن تعويضه من مورد اخر.
3- التغلب على بعض مشكلات النقل والشحن لدى بعض الموردين .
4- تتميز هذه السياسة بالمرونة لا نها تمكن المشتري من الاستفادة من الطاقات الفاضة لدى عدد من الموردين.
رابعا: المبادلة في الشراء
يعني اتباع هذه السياسة في الشراء هو تفضيل المنظمة شراء احتياجاتها من المواد والسلع وغيرها من الاصناف من مصادر الشراء او الموردين الذين يقومون بشراء احتياجاتهم منها وبذلك يعد مصدر الشراء او المورد زبونا من زبائن المنظمة .
ان هذه السياسة معروفة بين المنظمات التي تعمل في صناعة المواد الكيمياوية على سبيل المثال اذا كانت شركة بغداد للمواد الكيمياوية تعد مصدرا دائما لتوريد المواد الكيمياوية لشركة الاصباغ الحديثة لاستخدامها في صناعة الطلاء وظهرت حاجة شركة بغداد الى كمية من مواد الطلاء لطلاء المصنع الخاص بها خلال كل ثلاث سنوات فان هذه الشركة يجب ان تحصل على احتياجاتها من شركة الاصباغ الحديثة بجودة مناسبة وبمستوى مقبول من الخدمة وبأسعار مناسبة.
ويؤخذ على هذه السياسة ان المشتري لن تكون له حرية اختيار المورد الذي يعطيه افضل شروط البيع بالإضافة الى استياء الموردين الذين ترفض عروضهم المعقولة بما قد يبعدهم عن التعامل مع المنظمة مستقبلا.