اصدار امر التوريد

ثالثا :- اصدار امر التوريد
يعد امر التوريد اهم النماذج المستخدمة في اجراءات الشراء واذا كانت نماذج اوامر التوريد قد تختلف بين المنشأت من حيث تصميمها و بعض تفاصيل البيانات التي تشتمل عليها فأن هناك مستلزمات ضرورية لابد من ان يتضمنها امر التوريد مثل الكمية المطلوبة السعر المواصفات طريقة الشحن المراسلات الاولية ..... الخ
وادناه نموذج لأمر التوريد

((نموذج امر توريد))
شركة :
ادارة المشتريات
التاريخ / /
رقم امر التوريد ( )
الى ــــــــــــــــــــــــ
نود اعلامكم عن وصول كتابكم ولا مانع من توريد المواد ادناه على ان يكون الشحن عن طريق ( ) والمكان ( )
ت الكمية الوحدة السعر المواصفات الاجمالي



مدير المشتريات
التوقيع

رابعا:- متابعة امر التوريد :

وهو التأكيد ان المواد التي تصدر عنها امر التوريد قد تم تسليمها طبقاً للجدول الزمني وتقع هذه المسؤولية عادة على احد موظفي ادارة المشتريات ومن المهم احاطة مدير المشتريات علماً لغاية اخر تاريخ عن جميع الاوامر التي تم تنفيذها والاوامر التي لم يتم تنفيذها لغرض الاتصال بالمورد والتأكد من بطء اجراءات الشحن0

خامساً: التسلم والفحص :
بعد وصول المواد الى مخازن المشتري يتم فحص المواد المستلمة ومطابقتها مع مستندات الشحن واعداد تقرير عن مدى مطابقة محتويات الارسالية مع مستندات الشحن وتثبيت ملاحظات حول المخالفات او النقص او التلف او اية حالة غير اعتيادية وتقتضي دورة الاجراءات ضرورة استخراج صور عدة عن تقرير التسلم صورة منها الى ادارة المشتريات لاستخدامها في انهاء ملف امر التوريد وصورة اخرى لادارة الحسابات لاستخدامها في انهاء ملف امر التوريد وصورة اخرى لادارة الحسابات لاستخدامها في مراجعة امر التوريد تمهيداً لاعتماد صرف استحقاقات المورد , صورة الى جهة الاستخدام (أي ادارة من الادارات المحتاجة الى المواد)اشعاراً بوصول الاصناف وصورة تبقى ضمن سجلات جهاز الاستلام للحفظ كأوليات0

سادساً: مراجعة المستندات :
وهي المرحلة الاخيرة في دورة الشراء وتتضمن مراجعة المستندات المرسلة من الموردين وصرف المستحقات لهم وترجع اهمية المراجعة الى احتمالات ورود اخطاء في القوائم او أي احتمالات وجود اخطاء او عجز في الاصناف الواردة مما يقتضي تسويتها قبل صرف المستحقات والاجراء المتبع عادة في المراجعات يتضمن فحص المستندات في ضوء امر التوريد وتقرير التسلم والفحص للتثبيت من مطابقة المستندات لما ورد فيها وتنتهي دورة الشراء عادة عند اعداد المشتريات بمجرد الانتهاء من مراجعة القوائم ورفعها الى ادارة الحسابات لاتخاذ اجراء الصرف0