مراحل اجراءات الشراء

• مراحل اجراءات الشراء:

اختلف الباحثين والدارسين في عدد مراحل اجراءات الشراء وعلى العموم اغلبهم اتفقوا على المراحل الاتية:
اولآ: نشأت الحاجة ,وصفها ورفعها الى ادارة المشتريات
ثانياً: اختيار الموردين
ثالثاً: اصدار امر التوريد
رابعاً: متابعة التوريد
خامساً: تسلم المشتريات والفحص
سادساً: مراجعة المستندات

اولآ: نشأت الحاجة ,وصفها ورفعها الى ادارة المشتريات

أ‌- الشعور بالحاجة:
وهي المواد التي يعلنها الافرادالمسؤولون عن حاجتهم اليها في الاقسام المختلفة وتقوم ادارة المشتريات بالتحقق
من وجود هذه المواد في الاقسام الاخرى قبل التفاوض مع الموردين او وجود هذه المواد في فائض المخزون0

ب‌- توصيف الحاجة وتحديدها :
بعد التحقق من الحاجة الفعلية للشراء يجب ان تتعرف الاطراف المعنية على مواصفات المواد المطلوبة لان الخطأ في فهم وتحديد تلك المواصفات يكلف الشركة الكثير من النفقات وضياع الوقت وتتعقد هذه المشكلة عند اكتشاف الخطأ في المواصفات بعد اصدار امر الشراء الى المورد او بعد تسلم البضاعة وحتى ان تم ارجاع المواد الغير مطابقة لحاجة الادارات والاقسام سوف يقوم المورد بخصم جزء من ثمنها0

ثانياً: اختيار الموردين
ان اختيار مصادر الشراء الملائمة التي تتفق سياساتها البيعية وسياسة ادارة المشتريات بحيث تساعد على خلق التعاون وزيادة الثقة التجارية على اساس المصالح المتبادلة 0 ان ادارة الشراء تضع اكثر من مورد لديها لمواجهة الحالات العادية الطارئة وان تضع اختيارها للمورد يعتمد على السعر والخدمة والنوعية للمواد بالاضافة الى الالتزامات مع شركتتا في الوقت والمكان ولما كان للسعر اهمية خاصة في اختيار المورد فأن اجراءات الشراء تقتضي عادة دعوة كل من الموردين لتقديم عرض اسعار للاصناف المطلوبة شراءها وتتم هذه الدعوة اما شفوي او بمقتضى خطاب او عن طريق نموذج(طلب اسعار) وكما مبين ادناه :
نموذج طلب اسعار
اسم الشركة /

الى /

ادارة المشتريات
نرجو موافاتنا باسعاركم للاصناف ادناه على ان تصلنا اجابتكم لغاية / /

التسلسل الوحدة الكمية السعر المواصفات الاجمالي


9