التنظيم الداخلي لادارة المشتريات

• التنظيم الداخلي لادارة المشتريات :
بعد ان اصبح لوظيفة الشراء ادارة خاصة بها تعرف بأدارة المشتريات اصبح من الضروري ان يكون لها هيكل تنظيمي يمثل العلاقات بين كادر هذه الادارة وحجم المسؤوليات والصلاحيات للموظفيين اخذين بنظر الاعتبار


4



الهيكل التنظيمي للمشروع ويعتمد ذلك على حجم المشروع فان كان صغير نجد الهيكل التنظيمي لادارة الشراء
مايلي:
مواد ادارة المشتريات




موظف الاعمال رجل رجل رجل
الكتابية شراء/1 شراء/2 شراء/3

وعندما يكون المشروع متوسط الحجم نجد الهيكل التنظيمي يكون بالشكل التالي:

مواد ادارة المشتريات




قسم الشراء قسم الاعمال الكتابية قسم النقل




اصدار التاكد متابعة السجلات الطلبات المتابعة
اوامر من الموظفات اوامر للحفظ
التوريد التوريد العام

اما في المشروع الصناعي كبير الحجم فان التنظيم الداخلي لادارة المشتريات يختلف عنه في حالة المشروع الصغير والمتوسط الحجم والسبب يرجع الى الحاجة لزيادة تخصص رجال الشراء وزيادة الاعباء على الاقسام المختلفة وكما في الشكل التالي:
مدير عام ادارة المشتريات




قسم بحوث الشراء قسم النقل قسم المتابعة قسم قسم قسم قسم
المخزون الفائض الادارية الشراء
وخلفات الانتاج


اصداراوامر السجلات اعداد التأكد
التوريد الاوامر من الموظفات
لتوريد


كتلوكات ملفات/1 ملفات/2
5



ان اختلاف التنظيم الداخلي لادارة المشتريات يعود الى الاسباب الاتية:
01 الوظائف المخصصة لادارة المشتريات في كل شركة من الشركات
02 عدد الاصناف الواجب شراءها
03 مدى تكرار الشراء
04العلاقات مع الموردين
05 مشاكل وصعوبات الشراء(شروط الشراء,تقلبات الاسعار,الخدمات,الــخ)

وهناك عدة طرق لتقييم النشاط الشرائي في ادارة المشتريات:
• على اساس الوظيفة
مدير المشتريات


بحوث الشراء السجلات الشراء المتابعة


• على اساس السلعة

مدير المشتريات


قسم الشراء قسم الشراء قسم الشراء
للسلعة A للسلعة/B للسلعة/C


• على اساس جغرافي

مدير المشتريات


قسم شراء للمنطقة /1 قسم شراء للمنطقة/2


* على اساس مصادر التوريد
مدير المشتريات


قسم الشراء قسم الشراء
من الاسواق المحلية من الاسواق الدولية


6




* التنظيم المركب

مدير المشتريات

بحوث الشراء السجلات المتابعة الشراء

قسم شراء قسم شراء
سلعة A سلعة B

بحوث الشراء الشراء السجلات

الشراء من الاسواق الشراء من الاسواق
المحلية الدولية

• المركزية واللامركزية في الشراء:
هناك مثار جدل بين تخصيص ادارة مركزية لادارة المشتريات وتخصيص ادارات منفصلة لكل وحدة انتاجية مع اعطاءها استقلالية كاملة في اعمال الشراء يطلق على الحالة الاولى مركزية الشراء والثانية لامركزية الشراء ولكل حالة مزايا وعيوب:
أ - المركزية في الشراء
- المزيا:-
01 تجنب الازدواجية في الجهد المبذول للشراء
02 الحصول على خصم الكمية نتيجة تجمع طلبات الشراء في جهة واحدة
03 التوفير في تكليف النقل
04 فعالية الرقابة على اعمال الشراء
05 التخفيض من عدد مرات الشراء (الشراء بكميات كبيرة) وبالتالي تخفيض التكاليف0

- العيوب:
01 تحتاج الى وقت كبير لتجميع الطلبات
02صعوبة امكانية تطبيقها على المشروعات الصناعية الكبيرة الحجم ذات الانتاج المختلف والمشروعات التجارية الكبيرة المنتشرة جغرافياً بفروعها0
03 عدم توفر الخبرة الواقعية في ادارة المشتريات على مستوى الاصناف
04 الصراع بين الادارات الاخرى مع ادارة المشتريات نتيجة المركزية0