مسؤليات ادارة المشتريات

مسؤوليات ادارة المشتريات
كما عرفنا ان المسؤولية الرئيسية لادارة المشتريات هو توفر ماتحتاجه الادارات الاخرى من مواد ويمكن ان تضطلع ادارة المشتريات بالعديد من الاعباء والمسؤوليات الرئيسية والجزئية ويمكن تلخيصها بالاتي:-

01التخطيط السليم والتدقيق لانشطة الشراء المختلفة (وضع سياسات ,اعداد الميزانيات التقديرية)
02 القيام بالدراسات والابحاث اللازمة لرفع مستوى الاداء والكفاءة والفعالية عملية الشركة
03 مراجعة المواصفات والخصائص للمواد المطلوبة من قبل الادارات الاخرى00
04 ادارة المشتريات هي الجهة الوحيدة المسؤولة عن توقيع وابرام عقود الشراء
05 ادارة المشتريات مسؤولة عن ادارة الموارد المالية المخصصة للشراء في المشروع0
06 ادارة المشتريات مسؤولة عن التخطيط للمخزون من حيث تحديد مستوياته المختلفة (الحد الاعلى و نقطة اعادة الطلب و الحد الادنى)
07 ادارة المشتريات مسؤولة عن مخلفات الانتاج والانتفاع بها00
08 ادارة المشتريات مسؤولة عن استمرار العلاقات مع الموردين

اخلاقيات العاملين في مجال الشراء:-

الاخلاق هي التمييز بين ماهو صواب وماهو خطأ فيما يتعلق بتصرفات الافراد وبغض النظر عن المصلحة الذاتية او النتائج الفورية التي يمكن ان تنتج من تلك التصرفات 0 من ناحية اخرى فان كلمة اخلاق تعني مجموعة من معايير او

3




مستويات من السلوك يجمع مجتمع ما على انها مقبولة 00
المبادىء والمعايير في ادارة الشراء من وجهه نظر الجمعية الوطنية الامريكية :

01 اعتبار المصلحة الاولى للمنظمة في جميع المعاملات وتنفيذ سياستها الموضوعة
02 تقبل مفردات ومشورة الاكفاء من زملاء المهنة
03 الشراء دون احداث اضرار للمنظمة , والحصول على اقصى منفعة ممكنة لكل مبلغ يتم صرفه
04 الأجتهاد بأستمرار لزيادة المعرفة بالمواد و بعمليات الانتاج و بوضع معايير واساليب عملية في الادارة
05 التعهد للعمل بأمانة و صدق وتجنب جميع اشكال مظاهر الرشوة التجارية
07 ان يحترم التزاماته ويحترم الاخرين في حدود تقاليد المهنة و ممارسات العمل
08 تجنب التصرفات الحادة عند التعامل مع الاخرين
09 ان يساعد زملائه في العمل
010 ان يتعاون مع جميع المنظمات والشخصيات المرتبطة بالانشطة التي تهدف لتنمية وتطوير الشراء

التطور التنظيمي لأدارة المشتريات :-
المرحلة الاولى :-
ظهور المشاريع الصناعية الصغيرة المملوكة فرديا والادارة غير مفصولة عن الملكية وحجم نشاطها قليل عادة يتولى مالك المشروع وظيفة الشراء الا في حالات ممكن ان يكلف موظف آخر بالشراء
المرحلة الثانبة :
في هذه المرحلة ظهر مايسمى بتقسيم العمل و ظهور الادارات مثل (ادارة الانتاج , ادارة المبيعات , ادارة التصميم ..... الخ) وكان يمارس الشراء من قبل كل مدير من هذه الادارات مع هناك بعض المساعدين له و انعدم في هذه المرحلة الى التخطيط او التنظيم اوعمليات الشراء
المرحلة الثالثة :-
نلاحظ في هذه المرحلة النمو والتوسع للمشاريع وظهور الميل الى التخصص و هذه المرحلة تمثل اولى المراحل في التطور التنظيمي لنشاط الشراء يعنى بتخصص بعض الموظفين بحفظ السجلات والبعض الاخر من الموظفين يقوم باصدار اوامر الشراء او الاتصال بالموردين
المرحلة الرابعة :-
تميزت هذه المرحلة بأتجاه نحو التخصص والاستقلال الاداري ومع زيادة كمية نشاط الشراء فقد نشأت ادارة مستقلة للمشتريات ولكن تحت اشراف مدير الانتاج وفي هذه المرحلة القيام بالدراسات الاولية للسوق لمواجهة الظروف الطارئة ,شكلت هذه المرحلة بداية متقدمة في تطور نشاط الشراء تنظيمياً وكان في هذه المرحلة منصب اساسا على اجراءات الشراء وهذا لاينسجم مع التوجهات الحديثة التي تنظر الى تكامل وظيفة الشراء وظلت وظيفة الشراء في هذه المرحلة مسيطر عليها من قبل الفنيين في ادارة الانتاج0
المرحلة الخامسة:
تميزت هذه المرحلة بتوجه المشروعات الصناعية نحو الانتاج الكبير وتعقيداته والاحتياجات الضخمة التي يمكن ان يتجاوز قيمتها نصف الايرادات وظهور الشركات المتعددة الجنسيات وظهور المنافسة نتيجة لتلك الظروف اصبح من الضروري ايجاد ادارة مستقلة للمشتريات تقوم بعمليات التخطيط والتنظيم ورسم السياسات السليمة بالاضافة الى توفر نظام المعلومات الكفوء لكي تقوم هذه الادارة بأعمالها بشكل فاعل0