صممت وحدة إدارة الأنظمة في كلية تكنولوجيا المعلومات نظام متابعة الغيابات والمحاضرات .يتكون النظام من ثلاثة أقسام رئيسة يتضمن الأول إدارة حضور التدريسيين والطلبة، ويضم القسم الثاني إعداد استمارة الساعات الإضافية دون تدخل التدريسيين، فيما يحتوي القسم الثالث إدارة الامتحانات الشهرية وإعداد استمارات السعي دون تدخل التدريسيين .
وأوضح عميد الكلية الدكتور توفيق الاسدي أن النظام موزع على عدة صلاحيات، وهي مسؤول النظام الرئيسي الذي يمتلك صلاحيات مطلقة، ومسؤول النظام الثانوي الذي يمتلك صلاحيات أقل من المسؤول الرئيسي، ومسؤول التقارير والغيابات الذي يتم تعيينه من قبل رئيس القسم، ويمتلك صلاحية تحرير التقارير دون التعديل عليها، والتدريسي الذي يمكنه تثبيت غيابات طلبته لمحاضرات العملي والنظري، والمساعدين له في محاضرات العملي، ومشاهدة جدول محاضراته، وكذلك رؤية تقارير غياب طلبته في المواد التي يقوم بتدريسها، ومساعدين التدريسين (المعيدين) الذين يمكنهم فقط تثبيت غيابات محاضرات العملي فقط .
وبين الأسدي أن المسؤول يقوم بإنشاء مادة (كورس) للتدريسي، يحدد فيها مواعيد محاضراته النظرية والعملية والمساعدين له، وعند ولوج التدريسي إلى النظام في وقت محاضرة معينة ستظهر له واجهة تجبر التدريسي على إدخال اسم المحاضرة، ومن ثم ينقر على زر البدء في المحاضرة، وعندها يتم احتسابه له كوقت دخوله إلى المحاضرة، وعند الانتهاء من إلقاء المحاضرة يثبت أسماء الطلبة الذين لم يحضروا، ويضغط على زر الإنهاء الذي سيحدده النظام كوقت خروج التدريسي من المحاضرة، وبخلاف ذلك سيعتبر التدريسي غائبا، ومن المهم معرفة إن التدريسي لا يمكنه تسجيل الغياب إذا دخل إلى النظام قبل وقت المحاضرة أو بعد نفاد وقتها .
وقال مسؤول وحدة إدارة الأنظمة التدريسي محمد جواد كاظم إن القسم الأول هو القسم الخاص بإدارة حضور التدريسيين والطلبة، ويتكون من جزأين، الأول خاص بتوثيق غيابات التدريسيين، وأساس عمله يعتمد على دخول التدريسي إلى المحاضرة في الوقت المحدد لها، بمساحة قدرها (15 دقيقة)، وفي حال قام التدريسي بالدخول إلى المحاضرة في الوقت المحدد لها سيعرض التدريسي حاضرا وبخلافه يسجل غائبا مع ذكر اسم المادة التي غاب فيها وتأريخها ونوعها إن كانت نظرية أو عملية.
أما الجزء الثاني الخاص بتوثيق غيابات الطلاب، فيتم عرض قائمة الأسماء وفقا للشعبة أو المجموعة وحسب الوقت المحدد، مما يتيح للأستاذ النقر على زرين، الأول لتحديد ساعتين غياب والأخر لتحديد ساعة غياب واحدة فقط، وبعد ذلك يقوم النظام بحساب عدد الساعات التي غابها الطالب بمقارنتها مع عدد وحدات المادة، وبناء على نتيجة المعادلة يقوم النظام بتحديد العقوبة اللازمة ويستطيع الطالب تقديم طلب رفع النسبة .
ويهتم الجزء الثالث بإعداد تقرير فصلي لكل تدريسي ولكل مادة يقوم بتدريسها، ويتضمن عناوين المحاضرات وقت دخول وخروج الأستاذ للمحاضرة المحددة له، وكذلك وجود إحصائيات لعدد المحاضرات الكلي، وعدد المحاضرات التي تم إعطاؤها، والمحاضرات التي صادفت في أيام العطل رسمية .
أما القسم الثاني الخاص بإدارة التقارير فيتكون من ثلاثة محاور، وهي المحور الخاص بإعداد تقرير الساعات الإضافية الذي يقوم بحساب مجموع الساعات التي قام بتأديتها التدريسي في كل يوم من أسابيع الشهر، وبمقارنتها مع النصاب التدريسي، فإذا كان مجموع الساعات أكبر من عدد ساعات النصاب سيتم حساب الساعات الزائدة كساعات إضافية، والمحور الخاص بإعداد تقرير عدد الساعات التي أداها التدريسي خلال محاضرات الدراسة المسائية التي يبين فيها التقرير عدد الساعات الكلي للمحاضرات النظرية والعملية إن وجدت، ويظهر هذا التقرير أيضا بشكل تفصيلي مجموع عدد الساعات لكل يوم أدى فيه محاضراته إن كانت نظرية أو عملية، أما المحور الخاص بإعداد تقرير ساعات المحاضرين الخارجيين فيتضمن عدد الساعات التي قام بتأديتها .
رافع عبد القادر