قررت جامعة بابل الغاء البريد الورقي واعتماد نظام الادارة الالكترونية في ارسال واستلام الكتب الرسمية في جميع اقسام وكليات الجامعة وذلك ابتداءأ من الاول من شهر ايلول القادم.وقالت المهندس الاقدم مكارم جواد عباس مسؤولة ارشفة الانظمة والبرامجيات في مركز الحاسبة الالكتروني في رئاسة الجامعة ان انجاز هذا النظام جاء باشراف مباشر من رئيس الجامعة الاستاذ الدكتور عادل هادي البغدادي حيث انجزت ملاكات مركز الحاسبة الالكترونية العمل بهذا النظام الذي يخدم جميع اقسام ومراكز الجامعة معتمدا لغة قواعد البيانات الشبكية( Visual Web Developer).
مضيفة ان النظام الجديد يهدف الى السيطرة على الكتب الرسمية المرسلة والمستلمة وارسال الاجابات لها وتحديد الجهة المقصرة في تأخير اجابات الكتب ومدة التأخير لكل جهة كما يهدف ايضا الى ربط اقسام الجامعة بشبكة اتصال نتمكن من خلالها توجيه المذكرات الداخلية والطلبات وجميع المراسلات بين كليات واقسام وشعب ووحدات الجامعة.
موضحة ان عمل النظام جاء لمتابعة الكتب الرسمية المرسلة والمستلمة حيث يمتاز النظام بالقابلية الكبيرة على خزن المعلومات التي تحتويها هذه الكتب كما يقوم النظام بخزن صورة هذا الكتاب المأخوذة بجهاز (السكنر ) وأخذ المعلومات مع كافة المرفقات التي تتبع الكتاب وصورتها ويقوم ايضاً بمتابعة هذه الكتب حيث يمكن من خلال النظام ارسال اربعة انواع من الكتب ((الاكسل والورد والصور وال(bdf)).
مشيرة الى ان النظام الجديد يعمل على شبكة من الحاسبات من خلال الحاسبة الرئيسية داخل رئاسة الجامعة بينما تكون الحاسبات الباقية موزعة على اقسام كليات الجامعة ليقوم بمتابعة جميع الكتب الرسمية المرسلة والمستلمة مع مرفقاتها ويحدد الاجابات لها وتوفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية وتبسيط الإجراءات وسرعة الإنجاز ورفع مستوى أداء الخدمات و تسريع عملية اتخاذ القرارات المناسبة المبنية على معلومات دقيقة ومباشرة و توسيع قاعدة البيانات الداعمة للإدارة العليا وتسهيل متابعة وإدارة كافة الموارد وتوظيف تكنولوجيا المعلومات لدعم وبناء ثقافة إيجابية لدى كافة العاملين وترشيد التكاليف المالية عن طريق تقليل أوجه الصرف في إنجاز ومتابعة عمليات الإدارة المختلفة عملية وتقليل وقت المخاطبات الرسمية وكلفة استخدام الورق واجهزه الطباعة ، مع إعطاء دعم أكبر في مراقبتها وتجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة وتقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها.
مبينة ان النظام يعمل على متابعة الكتب الصادرة والواردة من خلال الواجهة المتمثلة بعرض الكتب المستلمة حيث يتم في هذه الواجهة عرض تفاصيل كل كتاب مرسل من ناحية الجهات التي فتحت الكتاب وقرأته وتاريخ قراءته ليتم توثيق ذلك الكترونيا في حين ان الكتب التي لم تفتح يكتب عليها النظام (غير مقروءة) ويتم فيها ايضا طباعة هذا التقرير. بقلم / عادل الفتلاوي